In Svizzera vengono inviate ogni anno circa un miliardo di fatture, di cui la maggior parte ancora in formato cartaceo. Le fatture elettroniche sono una soluzione più semplice ed ecologica. Ecco le nostre risposte alle domande sulla fattura digitale.

Quali sono le opzioni di ricezione e pagamento disponibili per le fatture elettroniche?

Sono sempre di più le aziende che inviano fatture via e-mail in formato PDF e non più in formato cartaceo. Le QR-fatture possono essere scansionate con un lettore di codici QR o tramite cellulare, per poi essere pagate con un semplice tocco. Le fatture digitali permettono inoltre di essere archiviate direttamente su supporti digitali. eBill si spinge addirittura oltre: con questa soluzione, le fatture vengono inviate direttamente nell’online banking e possono essere pagate in pochi clic. Ogni fattura può poi essere scaricata come PDF e archiviata in formato digitale.

Buono a sapersi

Passate a eBill e rispettate l’ambiente. Una fattura cartacea, infatti, causa fino a 17 volte più emissioni di gas serra rispetto a un’eBill. Le e i titolari di un conto privato con e-finance possono attivare eBill in pochi passaggi e aggiungere gli emittenti di fatture. Con eBill Donations potete inoltre selezionare le organizzazioni che desiderate sostenere e donare direttamente in e-finance.

Come faccio a digitalizzare le fatture che ricevo ancora per posta?

Preferibilmente con lo scanner di una stampante multifunzione che effettua scansioni ad alta risoluzione. Grazie al caricatore automatico della carta è possibile scansionare velocemente anche grandi pile di fogli. Inoltre, le stampanti sono solitamente dotate di uno scanner fronte retro che scansiona automaticamente i due lati del foglio. Se non si hanno molti documenti da digitalizzare, è possibile anche utilizzare un dispositivo separato o lo smartphone. In questo caso si può migliorare la leggibilità con un’app come Office Lens o Adobe Scan. Consiglio: salvate i documenti in formato PDF o JPG.

Buono a sapersi

Per ridurre il volume dei documenti cartacei da archiviare, oltre alle fatture è possibile scansionare anche ricevute, giustificativi e lettere. Attenzione: non tutta la documentazione va buttata via dopo essere stata digitalizzata. Alcuni documenti come certificati, stipule, documenti probanti, assicurazioni, contratti, mandati precauzionali nonché dichiarazioni di volontà del paziente, testamenti e documenti rilevanti ai fini fiscali dovrebbero essere conservati sempre in originale.

Quali vantaggi offre l’archiviazione digitale delle fatture?

Un archivio digitale consente di risparmiare spazio e trovare facilmente le fatture, purché siano state archiviate in modo ordinato. Prendetevi pertanto del tempo per definire la struttura dell’archivio (cfr. consigli). Una volta creato l’archivio digitale, le fatture eBill e le fatture ricevute via e-mail possono essere salvate direttamente al posto giusto. In base alle esigenze personali è possibile scegliere tra il salvataggio su un disco rigido e quello su cloud. Se volete accedere al vostro archivio da smartphone, la soluzione più adatta è la seconda. Inoltre, per chi non vuole creare e gestire da solo l’archivio, esistono app come fileee o Cloudia.

Quattro consigli sull’archiviazione digitale

• Creare cartelle: sul vostro computer create una cartella contenente altre sottocartelle per fatture, assicurazioni, finanze, imposte e così via. Queste cartelle potranno poi essere suddivise ulteriormente classificando le fatture per categorie, ad esempio cellulare, TV/internet, elettricità, auto, cassa malati ecc., che a loro volta potranno essere suddivise ad esempio in base all’anno.
• Denominare i file: denominate i documenti scansionati in modo univoco come ad esempio «Fatt_Swisscom_Novembre_2021» o «2019-01-04_ricevuta_macchina_del_caffè». Per il futuro, rimanete sempre coerenti con il vostro metodo di denominazione. Così facendo, trovare i documenti con la funzione di ricerca sarà più semplice e rapido e non dovrete ogni volta passare in rassegna le varie cartelle.
• Salvare i documenti: salvate i vostri dati su un disco rigido e/o nel cloud, utilizzando a tale scopo soluzioni cloud sicure come Tresorit o wölkli che codificano i vostri dati e li salvano in Svizzera. Nella scelta del cloud considerate anche le vostre esigenze, in quanto i prezzi variano a seconda dello spazio di archiviazione necessario.
• Creare delle copie di sicurezza: ricordate che tutti i file possono andare persi in caso di un crash del disco rigido e/o furto o incendio a casa vostra. Create quindi una copia di sicurezza dei documenti, ad esempio mediante disco rigido esterno, chiavetta USB o backup sul cloud.