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Creato il 19.09.2022

Lean Management: maggiore efficienza e orientamento alla clientela

Dalle aziende ci si aspetta che siano in grado di produrre rapidamente e a basso costo, ma al tempo stesso che sappiano soddisfare le esigenze di qualità della clientela, se non vogliono rischiare che quest’ultima passi alla concorrenza. In tutto questo è facile perdere di vista ciò che è davvero importante. Una premessa come questa fa pensare subito al Lean Management.

Che cos’è il Lean Management?

La parola «lean», traducibile come «snello», lascia già intravedere il principio di base di questo metodo di gestione: l’efficienza. Per realizzarla esistono tre possibili vie: concentrarsi sull’accrescimento del valore per la clientela, evitare sprechi di qualsiasi tipo e migliorarsi continuamente. Il Lean Management ha origine in Giappone, dove è stato applicato per la prima volta alla produzione automobilistica. Ma anche se le aziende produttive sono state le prime a impiegare questo approccio, o più precisamente la Lean Production, la sua idea di fondo è stata ripresa praticamente in tutti i settori. Nel tempo sono nati così nuovi metodi per ottimizzare i processi aziendali, come la Lean Leadership, il Lean Development, la Lean Administration e persino il Lean Thinking.

Cosa apporta il Lean Management alle aziende?

Il Lean Management produce effetti positivi a vari livelli: semplificando i processi ed eliminando le fasi intermedie superflue, permette di lavorare meglio e più rapidamente. Questo a sua volta aumenta la produttività e quindi il fatturato, con vantaggi anche per la clientela. Coinvolgendo il team, con le competenze specifiche delle persone che ne fanno parte, le collaboratrici e i collaboratori sono più motivati e favoriscono il processo di cambiamento. Con la riduzione degli sprechi si liberano ulteriori risorse. A seconda dell’azienda e del settore, per la clientela questo si traduce in prezzi più bassi, qualità più elevata e maggiore disponibilità o personalizzazione.

Quali sono i cinque principi Lean?

Il metodo del Lean Management poggia sui cinque principi fondamentali illustrati di seguito.

  • Identificazione del valore: l’azienda deve sapere quale valore aggiunto fornisce alla clientela.
  • Analisi del flusso di valore: l’azienda deve sapere in quali fasi di processo si genera il valore aggiunto.
  • Creazione del flusso di lavoro: l’azienda deve assicurare uno svolgimento scorrevole del lavoro che possa essere mantenuto sul lungo periodo.
  • Definizione di un sistema pull: l’azienda lavora soltanto quando c’è una richiesta effettiva.
  • Miglioramento continuo: l’azienda deve monitorare e ottimizzare costantemente i processi.

Quanto è snella la mia gestione e come posso renderla ancora più «lean»?

Secondo il quinto principio di base, a livello teorico l’ottimizzazione non è mai conclusa. In un primo momento ciò potrà sembrare estremo e impegnativo, ma l’obiettivo non è la perfezione, quanto piuttosto affinare la consapevolezza e reagire con agilità ai cambiamenti. Se desiderate sapere quanto sono efficienti i processi lavorativi all’interno della vostra azienda e come potete renderli ancora più performanti, la cosa migliore è partire dalle basi. I cinque principi di cui sopra vi aiuteranno a orientarvi. Un’altra cosa di cui dovreste accertarvi è che gli obiettivi aziendali siano sempre chiari e misurabili. Nel blog sul business trovate le istruzioni su come definire obiettivi SMART.

Conoscete il valore aggiunto della vostra azienda?

Per rispondere a questa domanda dovete sapere per che cosa la vostra clientela è disposta a pagare. Cosa si aspetta da voi e di cosa non ha bisogno? Meglio conoscerete i problemi e le esigenze dei clienti, più precisamente potrete valutare e ottimizzare il vostro contributo alla soluzione finale.

Individuare ed eliminare gli sprechi

Di sicuro nella quotidianità lavorativa avrete già vissuto situazioni in cui vengono sprecate risorse, intese non solo come denaro o energia, ma come mezzi di qualsiasi tipo che contribuiscono alla creazione di valore: ad esempio mole di lavoro, tecnologie, infrastrutture, energia, spazio, trasporto, know-how e così via. Poiché gli sprechi generano sempre costi non necessari, imprenditrici e imprenditori vorrebbero ridurli al minimo. Qui viene loro in aiuto il Lean Management orientato ai processi poiché analizza tutte le procedure di lavoro e le ottimizza.

Utilizzare strumenti e metodi in modo mirato

Analisi del flusso di valore

Un metodo di supporto all’ottimizzazione dei processi è l’analisi del flusso di valore, che permette di visualizzare il flusso di valore, cioè tutti i passaggi, il personale e le risorse coinvolti nella realizzazione del prodotto finale. Certo, richiede molto lavoro, ma questa possibilità di visualizzazione vi fornisce una buona panoramica e vi aiuta a trarre le prime conclusioni. Riflettete sulla durata dei vari processi, sul tempo richiesto per le diverse fasi di lavoro e sui passaggi in cui si verificano ritardi o sprechi. È importante procedere in maniero concreto basandosi sui fatti, in quanto le opinioni e le supposizioni potrebbero falsificare la situazione di partenza.

Ciclo PDCA

Un modello semplice ma efficace per il miglioramento continuo è il ciclo PDCA, acronimo che sta per «Plan», «Do», «Check», «Act». Nonostante la procedura da seguire sia sempre la stessa, ogni volta permette di sviluppare i nuovi risultati acquisiti. In questo modo si adatta perfettamente ai principi lean.

  • La pianificazione è il primo passo: qui definite il problema centrale, stabilite quali risorse vi servono e a quali soluzioni e obiettivi mirate. Se l’attività di pianificazione risulta particolarmente dispendiosa, è opportuno suddividere il lavoro in singole fasi così da poter procedere in modo strutturato e coordinato. La procedura dovrebbe essere chiara a tutte le persone coinvolte.

     

  • In questa fase viene attuata la pianificazione. È dunque importante che tutti conoscano i propri compiti, responsabilità e competenze, in modo che in caso di imprevisti sia più facile trovare una soluzione.

  • La fase di controllo cela il maggior potenziale: confrontate la pianificazione e l’attuazione e individuate le differenze. Qualcosa non ha funzionato? Per quali ragioni?

  • Ora che conoscete il contesto e i risultati, potete reagire. Se avete raggiunto tutti gli obiettivi, adottate la pianificazione; in caso contrario, modificatela dove necessario prima di passare alla sessione successiva.

Altri strumenti

Esistono inoltre strumenti specifici che possono aiutare le imprese a snellire i processi. PostFinance, ad esempio, offre il Cash Management Tool (CMT) e diverse soluzioni debitori  per consentirvi di avere sempre sotto controllo le vostre finanze senza grossi sforzi.

I cambiamenti non accadono dall’oggi al domani

La gestione snella offre vantaggi chiari e gode di grande popolarità. Ciononostante, le aziende dovrebbero sapere che non si tratta di una soluzione universale, ma che va sempre adattata e applicata a ogni singola situazione. Affinché l’azienda diventi più snella, al suo interno deve avvenire un cambio di mentalità che va ben oltre la mera ottimizzazione dei processi. Può essere utile partire dalle opportunità più a portata di mano, ovvero attuare il Lean Management in sottosettori che sono facili da migliorare e consentono di ottenere successi rapidi. In seguito, l’approccio può essere esteso gradualmente ad altri campi in base alla necessità.

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