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Creato il 20.08.2019

Gestione delle associazioni: in quali mansioni un software per associazioni può fornirvi un sostegno?

Dalla registrazione dei membri all’organizzazione delle riunioni, passando per la contabilità: dirigere un’associazione comporta grandi oneri amministrativi. Vi mostriamo in quali mansioni un software può aiutarvi nella gestione efficiente della vostra associazione.

Chi non ha mai fatto parte del comitato direttivo di un’associazione non ha idea, o quasi, di quanta passione e quanto lavoro ci siano dietro la sua gestione. Non importa che rivestiate il ruolo di presidenti, cassieri o direttori: sotto la gestione di un’associazione ricadono tanti lavori anche complessi che richiedono una grande quantità di tempo. Da un lato, il comitato direttivo funge da interlocutore per i membri e rappresenta l’associazione verso l’esterno; dall’altro, ci sono molti lavori amministrativi da sbrigare, tra cui, ad esempio, la riscossione delle quote sociali, la registrazione dei nuovi indirizzi, la contabilità dell’associazione o l’invio degli inviti. 

Quali mansioni vengono svolte anche nella vostra associazione?

Ma che cosa sì può fare per risparmiare tempo ed evitare lo stress nella gestione associativa? Per rispondere a questa domanda è utile stilare un elenco dei compiti amministrativi. La seguente panoramica contiene una lista non esaustiva delle mansioni che rientrano nella gestione di un’associazione:

Compiti amministrativi

Gestione dei membri
Registrare e gestire i membri e altri contatti come gli sponsor e i fornitori (incl. l’indicazione di gruppi/squadre, funzioni e ulteriori informazioni)
Coordinamento degli appuntamenti
Pianificare e coordinare gli appuntamenti e gli eventi (incl. l’invio degli inviti agli appuntamenti o la pubblicazione di alcune date sul sito web)
Riscossione delle quote sociali / fatturazione
  • Emissione delle fatture (singole e multiple)
  • Registrazione/importazione degli accrediti
Contabilità
  • Registrazione delle fatture e degli accrediti nella contabilità finanziaria
  • Controllo delle entrate e delle uscite
Controllo dei debitori
  • Raffronto delle fatture in sospeso
  • Inviare gli inviti di pagamento
Traffico dei pagamenti
Generare/ricevere pagamenti tramite e-finance
Sito web
Creazione e amministrazione di un sito web dell’associazione  
Gestione di articoli di servizio
Amministrazione e vendita di articoli per i fan, ecc. 
Archiviazione dei documenti dell’associazione
Archiviazione dei documenti dell’associazione
Corrispondenza dell’associazione  
Invio di lettere ed e-mail e archiviazione della corrispondenza

Lavorare in modo più efficiente grazie a un software per associazioni intuitivo

Senz’altro avrete già riflettuto sulla possibilità di avvalervi di un software per associazioni che vi aiuti a sbrigare queste mansioni in modo efficiente. Nel sceglierlo assicuratevi che il software soddisfi le esigenze attuali della vostra associazione. Una caratteristica particolarmente importante è la sua semplicità. Un software per associazioni deve essere il più intuitivo possibile, affinché gli utenti dell’associazione possano orientarvisi rapidamente, senza dover consultare un manuale o frequentare un corso, e lo utilizzino volentieri. Inoltre, è importante che il software possa adeguarsi in futuro all’evoluzione della vostra associazione. Riflettete, ad esempio, sul numero di membri per cui il software dovrà essere utilizzato, oggi e in futuro, oppure sul numero di utenti che dovranno utilizzarlo contemporaneamente. 

Soluzioni software a condizioni vantaggiose

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