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Creato il 22.07.2019

Cosa fare quando tira aria di crisi in azienda?

La gestione delle crisi è un tema estremamente attuale: oggi nessuna azienda è immune dai rischi che possono comprometterne la reputazione, gli obiettivi e la situazione finanziaria. Le crisi possono avere varie cause: un comportamento sbagliato dei collaboratori, i cambiamenti del mercato, gli interventi dello stato o la pubblicazione di informazioni sensibili. Anche piccoli imprevisti, in caso di una gestione della crisi non adeguata, possono causare grandi problemi di reputazione. Noi vi spieghiamo perché per un’azienda è fondamentale analizzare la situazione e adottare una gestione professionale del rischio e delle crisi. In questo articolo vi diamo suggerimenti su come trasformarvi in veri esperti di networking.

Gestione delle crisi: un’attività obbligatoria per le aziende

Le crisi sono per lo più inattese e possono colpire qualsiasi azienda. Per la gestione aziendale sconvolgete lo svolgimento delle attività quotidiane. Un’analisi attuale di Deloitte mostra che molte aziende credono di poter gestire potenziali rischi, fino a quando la realtà dimostra loro il contrario.

Consiglio 1: formare i collaboratori

Tutte le persone interessate dalla crisi dovrebbero avere una comprensione comune di che cosa questo comporti. Una crisi inizia quando compaiono dei commenti di critica sui social network o la modalità crisi si attiva seriamente soltanto quando vengono rubati migliaia di dati di clienti? Sensibilizzate le vostre collaboratrici e collaboratori su questo tema.

Consiglio 2: monitorare i punti critici ed elaborare scenari

Per sapere quali temi, dibattiti pubblici e potenziali rischi potrebbero essere rilevanti nei prossimi mesi per la gestione del rischio della vostra azienda, è necessaria un’analisi continua dei punti critici. Inoltre occorre sviluppare degli scenari: per ogni questione è necessario stabilire quali misure preventive si possono attivare per ridurre i rischi principali. Create un’unità di crisi composta da stretti collaboratori, che possa riconoscere tempestivamente i rischi e trasmettere le informazioni essenziali.

Consiglio 3: predisporre i tool giusti

Issue Management significa anche, in caso di crisi, avere a portata di mano i giusti strumenti. Presso il vostro fornitore di servizi di monitoraggio create una notifica, che vi informi sui rapporti critici in merito a determinati argomenti o sui commenti negativi sui social media. Definite delle liste di contatto fisiche e digitali per i vostri PR, per contattare immediatamente i media e le persone più rilevanti in caso di crisi.

Consiglio 4: chiara suddivisione dei ruoli

Per i casi di crisi è importante definire in modo chiaro ruoli, compiti e responsabilità all’interno della vostra azienda. Gli interlocutori principali devono ricevere una formazione adeguata. Inoltre è necessario definire in modo tempestivo chi gestisce quali canali di comunicazione, interni ed esterni. Curate anche i contatti interni, così da conoscere la modalità di lavoro dei vostri collaboratori e ridurre il rischio di incontrare, in caso di emergenza, delle persone non autorizzate o delle attività sospette.

Consiglio 5: definire i processi decisionali

Issue Management strategico significa definire dei chiari percorsi e processi decisionali in caso di crisi, incluse le relative conseguenze e azioni suggerite, ad esempio uno schema di comunicazione a cascata. Dovreste sempre sapere a chi rivolgervi in caso di crisi e quali sono le vostre priorità nella comunicazione. Per questi aspetti sono molto utili liste, diagrammi ed elenchi da utilizzare in modo immediato e flessibile. Assicuratevi che tutte le persone interessate sappiano a chi spetta, nella loro organizzazione, dare l’«ok» finale alle comunicazioni in caso di crisi.

Consiglio 6: preparare il testo delle comunicazioni per i casi di emergenza

Preparate già in anticipo dei testi predefiniti. Questi possono poi essere adattati nell’immediato e in modo specifico a seconda del caso di crisi. Per la creazione dei contenuti fare riferimento alle cosiddette «cinque domande W» (dall'inglese Who, What, When, Where, Why). I contenuti devono sempre essere autorizzati internamente prima dell’invio (cfr. il consiglio 5).

Consiglio 7: simulare internamente il caso di crisi

Esercitarsi regolarmente nelle emergenze con la vostra unità di crisi, affinché ciascuno conosca i propri compiti. Solo in questo modo sarà possibile identificare per tempo se vi sono ancora punti deboli nei processi. Per l’unità di crisi è necessario incontrarsi regolarmente e ripassare i piani. Ciò rafforza e tranquillizza i responsabili.

Preparatevi ai possibili eventi

Una crisi arriva sempre in un brutto momento per un’azienda. Per questo motivo è importante prendere le necessarie precauzioni per l’eventuale emergenza. Con un piano chiaro e i nostri consigli sarete certi che management e collaboratori saranno ben preparati. Perché una crisi può colpire tutti. 

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