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Creato il 01.09.2020

Cosa fare se il mio cliente non paga?

L’ordine è concluso, la fattura risulta emessa, ma il cliente non paga. Questa situazione può rappresentare un problema, soprattutto per le imprese più piccole. Cosa è lecito fare in questi casi e cosa, invece, è meglio evitare?

È facile che la scadenza di una fattura venga dimenticata o che il cliente ne posticipi intenzionalmente il pagamento nei periodi di difficoltà finanziarie. Indipendentemente dalla ragione del ritardo, ciò comporta problemi di liquidità per numerose aziende. È pertanto assolutamente necessario cercare di evitare di correre questo rischio.

Evitare i mancati pagamenti

Le aziende dovrebbero attuare alcuni accorgimenti per evitare di dover attendere troppo a lungo il denaro che spetta loro. Le fatture dovrebbero essere emesse sempre in modo tempestivo, possibilmente subito dopo la chiusura dell’ordine. In alternativa può essere utile anche ridurre i termini di pagamento. Se finora si è previsto, ad esempio, un pagamento a 30 giorni, quest’ultimo potrebbe essere portato a 14. In questo modo si garantisce un margine maggiore in caso di ritardo. Anche gli acconti o le fatture intermedie possono rappresentare delle soluzioni da adottare in base all’importo dell’ordine. In altri casi, si fa ricorso anche a sconti per i pagamenti rapidi che motivano i clienti a saldare il prima possibile la somma dovuta.

Consiglio 1: se prima dell’ordine si ha già un’impressione negativa del cliente e della sua solvibilità, vale la pena raccogliere anticipatamente informazioni in merito.

Consiglio 2: le QR-fatture consentono di effettuare l’emissione e il pagamento delle fatture in tutta semplicità, agevolando sia l’emittente sia il destinatario.

Comunicare le inadempienze nei pagamenti

Se si verifica un mancato pagamento, è necessario reagire tempestivamente. La soluzione più semplice e piacevole per il cliente è quella di essere contattato personalmente, per telefono o per e-mail, allo scadere del termine. Può succedere che la fattura non sia arrivata o che sia stata dimenticata tra le mille cose da fare. Se invece il cliente ha problemi di liquidità, si può decidere di fissare un nuovo termine di pagamento oppure un piano rateale, di comune accordo tra le parti. Se il cliente non è raggiungibile e il pagamento tarda ad arrivare, si può ricorrere a un cordiale invito di pagamento per l’importo ancora in sospeso. Soprattutto per i clienti fissi, è meglio procedere dapprima a un ulteriore colloquio e soltanto successivamente al primo sollecito. Al contrario, non è consigliabile inviare immediatamente un sollecito, né usare toni minacciosi. In genere questo atteggiamento è controproducente e a volte viene percepito addirittura come una costrizione.

Consiglio: con la gentilezza si ottengono buoni risultati, ma non si deve ricorrere alle suppliche. Una prestazione fornita deve essere pagata. 

Procedura in caso di mancato pagamento
Cosa è meglio evitare
Contattate prima il cliente di persona, per telefono o per e-mail.    
Non spedite subito un sollecito o una lettera sicuramente sgradita.
Recapitate piuttosto un invito di pagamento dai toni cordiali.                                                       
Escludete la possibilità di applicare ingenti tasse di sollecito e interessi moratori.    
In caso di necessità, ricorrete a un ulteriore colloquio di chiarimento. 
Evitate assolutamente i toni minacciosi. Mantenete un comportamento obiettivo e professionale.
Se tutto questo non basta, spedite il primo sollecito. 
Non è necessario scusarsi, in quanto avete diritto al pagamento del servizio prestato.

Sollecitare i pagamenti

Anche se la procedura di sollecito e, ancor di più, quella di esecuzione sono spiacevoli, occorre far valere la propria richiesta in modo obiettivo e cortese. Nel caso in cui questo aspetto non fosse regolamentato nel contratto, ogni azienda può decidere autonomamente quanti solleciti spedire e se applicare tasse di sollecito e interessi moratori. Se il pagamento non viene effettuato neanche a seguito dell’ultimo sollecito, si può optare per una perdita su debitori o avviare l’esecuzione.

Consiglio: è molto importante avere sempre sotto controllo tutte le fatture in sospeso. I tool online per la gestione dei creditori e debitori, come ad esempio SmartBusiness di PostFinance, facilitano notevolmente quest’operazione. Questo strumento consente anche di avviare le esecuzioni tramite tilbago, online e in tutta semplicità.

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