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Creato il 22.05.2023 | Aggiornato al 14.08.2023

Usare le fatture creditori elettroniche: lista di controllo

Anche la vostra è un’azienda orientata al futuro abilitata a ricevere fatture creditori in formato digitale? Benvenuti nel mondo della fatturazione elettronica, dove si risparmiano costi, tempo e risorse. La nostra lista di controllo vi aiuterà a sfruttare al meglio il potenziale dell’e-fattura. Il primo passo da compiere è il collegamento dei fornitori.

L’e-fattura si sta affermando sempre più nell’attività quotidiana delle aziende. Lo scambio digitale delle fatture nel settore B2B tramite un sistema ERP o di contabilità rappresenta un grande vantaggio sia per la persona destinataria che per l’emittente della fattura. Affinché la soluzione dispieghi tutto il suo potenziale per le singole aziende, è necessario che all’e-fattura sia collegato il maggior numero possibile di partecipanti. Se agite nel ruolo di destinatari della fattura, la chiave del successo risiede nel collegamento dei vostri fornitori. Ma come fare per convincerli a utilizzare le fatture digitali? Rispondendo alle domande della nostra lista di controllo avrete buone possibilità di riuscire nel vostro intento.

Lista di controllo fattura creditori elettronica: come collegare i propri fornitori

Punto 1: mostrare i vantaggi

Compilate un elenco dei vantaggi che l’e-fattura vi offre in quanto destinatari. Questo argomentario vi aiuterà a mostrare all’interno dell’azienda l’importanza del collegamento dei fornitori e l’urgenza del progetto. Ecco alcuni dei principali vantaggi:

  • Incremento della qualità del processo di gestione creditori e conseguente risparmio di tempo e denaro
  • Riduzione della frequenza degli errori, poiché la fattura viene trasmessa elettronicamente e i dati non devono essere inseriti ogni volta manualmente
  • Automazione a beneficio della trasparenza e della semplicità in quanto tutte le azioni possono essere tracciate e, se lo si desidera, archiviate elettronicamente
  • Incremento della soddisfazione dei fornitori grazie a processi di pagamento più rapidi
  • Posizionamento come committente moderno e sostenibile

Punto 2: definire gli obiettivi

  • Quanti fornitori desidera collegare la vostra azienda e in quanto tempo?
  • In quali tappe la vostra azienda vuole raggiungere questo obiettivo?

Punto 3: definire le risorse, i compiti e le responsabilità

  • Di quali risorse interne avete bisogno negli acquisti e nella gestione creditori per collegare i fornitori?
  • Quali compiti devono essere svolti?
  • Chi si assume la responsabilità generale?
  • Chi si assume la responsabilità dei singoli compiti?

Punto 4: allestire una lista prioritaria dei fornitori da collegare

Quali fornitori intende collegare in via prioritaria la vostra azienda? Possibili criteri decisionali:

  • Il numero di fatture elaborate tramite il fornitore X
  • L’importanza del fornitore per la vostra azienda
  • La semplicità con cui potete collegare il fornitore (cfr. punto 6)

Punto 5: pianificare le misure di comunicazione

  • In quale momento contattate i vostri fornitori in merito alla richiesta di collegamento al sistema di fatturazione elettronica?
  • Quali canali utilizzate per informare i vostri fornitori (combinazione di lettera, e-mail, newsletter, colloquio personale ecc.)?
  • In quale momento eseguite il follow-up?

Punto 6: attuazione

Il dispendio richiesto per collegare i singoli fornitori varia a seconda del fatto che un fornitore utilizzi già la fatturazione elettronica o meno.

  • Il collegamento risulta particolarmente semplice per i fornitori che usano già le fatture elettroniche e che sono registrati nella eDirectory .

    Fase 1: controllate i vostri fornitori in base alla lista prioritaria (cfr. punto  4) con la eDirectory  e filtrate quelli che sono registrati per la fatturazione elettronica.

    Fase 2: informate i fornitori presenti nella eDirectory con una lettera che includa i seguenti punti:

    • informate i vostri fornitori che, in qualità di cliente, ricevete le fatture in formato elettronico tramite l’interfaccia di PostFinance e comunicate loro il vostro Payer ID.
    • Chiedete ai vostri fornitori di inviare una e-fattura al vostro Payer ID, informandovi anticipatamente per e-mail (prima dell’invio della prima fattura).

    Fase 3: verificate di aver ricevuto la fattura e chiedete al fornitore di inviare in futuro le fatture esclusivamente in formato digitale.

    Consiglio: non tutte le aziende che lavorano con l’e-fattura sono registrate nell’eDirectory. Nella vostra lista prioritaria ci sono fornitori che non trovate nella eDirectory? In tal caso vale la pena chiedere direttamente ai fornitori interessati se lavorano con l’e-fattura e se possono inviarvi il loro Payer ID.

  • Per i fornitori che non usano ancora le fatture elettroniche, il dispendio per il collegamento è maggiore. Occorre fare una distinzione tra:

    • fornitori che usano un software in grado di gestire le e-fatture: comunicate a questi fornitori che desiderate ricevere le fatture in formato elettronico. Invitateli inoltre a mettersi in contatto con i loro fornitori di software che li aiuteranno nella procedura di collegamento. Vai ai fornitori di software che offrono un’interfaccia standardizzata per l’e-fattura
    • Fornitori che usano un software che non è in grado di gestire le e-fatture: comunicate a questi fornitori che desiderate ricevere le fatture in formato elettronico. Invitateli a mettersi in contatto con i loro fornitori di software per richiedere un’interfaccia per l’e-fattura.
    • Fornitori che non usano nessun software: informate questi fornitori che, come cliente, desiderate ricevere le fatture in formato elettronico e, se necessario, proponete a questa categoria di fornitori di registrarle e trasmetterle come  e-fattura light .

Directory dei fornitori: trovare i fornitori che usano già l’e-fattura è un gioco da ragazzi

Nella eDirectory.ch trovate la maggior parte dei partner commerciali domiciliati in Svizzera che inviano e/o ricevono e-fatture e che lavorano con un fornitore di servizi elencato in eDirectory.ch, come ad esempio PostFinance.

Consiglio: verificate se la vostra azienda è elencata nell’eDirectory. Se non trovate nessuna registrazione, informate il vostro fornitore di servizi di e-invoicing affinché possa modificare i dati.

Convincete i vostri fornitori a usare l’e-fattura: ecco i loro vantaggi

In ogni caso considerate che il passaggio alla fattura creditori elettronica comporta un dispendio aggiuntivo. Spesso si teme che i costi di investimento siano elevati e che siano necessari profondi interventi nei processi e nel sistema IT. Dissipate questi timori evidenziando i numerosi vantaggi della fatturazione creditori elettronica, che non si limitano a una riduzione dei costi di stampa e di spedizione:

  • Procedura di accredito più rapida: con la trasmissione elettronica delle fatture, il fornitore invia la fattura direttamente al sistema di contabilità / ERP della o del cliente. Poiché in questo modo si accelera il processo di controllo, autorizzazione e pagamento, di norma il fornitore riceve il denaro sul suo conto prima rispetto a una fattura cartacea.
  • Elevato grado di trasparenza: le fatture digitali sono completamente tracciabili.
  • Meno errori: poiché non sono più necessarie fasi di lavoro manuali, si riduce la possibilità di errori nella fatturazione. Di conseguenza, capita meno spesso che la o il cliente debba rifiutare le fatture, con un risparmio di tempo e meno stress per entrambe le parti.
  • Incremento della produttività: il processo di fatturazione risulta in generale più efficiente. I fornitori risparmiano sui costi e liberano risorse che possono impiegare altrove per creare valore.
  • Riduzione dei costi: i fornitori risparmiano sui costi per carta, stampa e spese di porto. Il passaggio all’e-fattura conviene anche dal punto di vista finanziario.
  • Soluzione ecologica: con l’e-fattura i fornitori contribuiscono alla protezione dell’ambiente.

Continuate a promuovere l’e-fattura – ne vale la pena

Collegare i fornitori alla fatturazione elettronica ripaga la vostra azienda a lungo termine. Quanti più fornitori riuscirete ad acquisire per l’e-fattura, tanto più potrete digitalizzare i processi di scambio delle fatture e quindi beneficiare dei vantaggi della fatturazione elettronica.

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