Oliver Hold è stato uno dei Digital Champion della prima ora. Al momento, parallelamente alla sua funzione di manager prodotti Digital banking, lavora affinché collaboratori e collaboratrici siano ben preparati alla trasformazione di PostFinance in Digital Powerhouse mediante l’utilizzo di strumenti per pensare e agire. Una delle tematiche fondamentali è l’utilizzo di tool per la collaborazione: in questo articolo ce ne presenta tre che rendono il suo lavoro particolarmente efficiente.

OneNote

OneNote è un software di Microsoft che trasforma il computer in un quaderno per gli appunti digitale. Ad esempio, io utilizzo OneNote per riassumere le informazioni principali di meeting o e-mail in un verbale. È praticissimo: OneNote riconosce anche i testi contenuti nelle immagini. In questo modo posso accedere in modo semplice e veloce ai documenti archiviati digitando delle parole chiave.

Jira

Jira proviene dall’ambito IT ed è stato sviluppato per semplificare il lavoro ai team occupati nello sviluppo di software. Lo utilizzo spesso e volentieri in combinazione con OneNote. Ad esempio, ricorro a OneNote quando lavoro su un’idea e voglio tenere per me gli appunti, mentre utilizzo Jira per la gestione comune dei compiti (nella forma del metodo di gestione del lavoro Kanban), per mettere a disposizione di altri collaboratori e collaboratrici dati sui risultati dei lavori conclusi o per fornire loro degli input a proposito del loro lavoro.

Confluence

Confluence è un buon tool per rendere accessibili le informazioni agli altri collaboratori. Grazie alla possibilità di farsi inviare su base giornaliera riassunti delle modifiche via e-mail, inoltre, permette di restare sempre aggiornati anche a proposito dei temi che ci stanno a cuore.

Ancora un paio di consigli generali sull’utilizzo dei tool di lavoro digitali

• Non appena ci si è abituati a usarli, i tool digitali permettono di lavorare con efficienza. Inoltre, dal momento che usando i tool digitali ci si sforza anche di più a risparmiare carta, il metodo digitale è rispettoso dell’ambiente e più economico.
• La cosa migliore è procedere per tentativi e capire quali sono i tool con cui ci si trova più a proprio agio cercando di scoprire di più sulle diverse possibilità e funzioni.
• Se un tool deve essere utilizzato in collaborazione con altre persone, la cosa migliore è uno scambio di opinioni, dopodiché è possibile elaborare insieme una struttura del documento adeguata ai progetti in questione.
• Come principio generale, in tema di ordine e parole chiave ci vuole una certa coscienziosità.
• A proposito: nella lotta contro le ondate di mail, il programma di posta Outlook è un alleato prezioso; personalmente utilizzo la funzione Quick Steps per pre-smistare le mie mail, insieme alla funzione «Cartella ricerche» per dare un’occhiata alle e-mail non ancora trattate suddivise per tema.
• Lavorare con i tool digitali richiede un paradigma mentale interconnesso e cambia l’approccio al lavoro: è un processo che non finisce mai e in sottofondo dovrebbe essere sempre accompagnato da una riflessione su come migliorare ulteriormente il proprio modo di lavorare.