Evitare gli spostamenti casa-lavoro, organizzare autonomamente il proprio tempo, concentrarsi su un progetto: presso PostFinance il lavoro da casa è una delle numerose possibilità di gestione autonoma del proprio lavoro, che promuoviamo quando la tipologia delle mansioni lo permette. «In qualità di datore di lavoro, vogliamo offrire ai nostri collaboratori e alle nostre collaboratrici la possibilità di lavorare laddove è più appropriato per loro» spiega Sara Ferroni, responsabile Sviluppo del personale e dell’organizzazione presso PostFinance. Così facendo verrebbe in ufficio chi desidera una separazione netta tra lavoro e tempo libero o chi lavora con una certa infrastruttura che non è disponibile in casa. Altri invece, a intervalli regolari, preferirebbero svincolarsi dall’ufficio per un certo periodo di tempo e lavorare da un altro luogo, magari perché sentono il bisogno di cambiare aria o perché viaggiano molto. 

i punti saldi della collaborazione a distanza

Ciò solleva anche la questione su quanto sia efficiente e pacifica la collaborazione in team puramente virtuali o misti. Quali sono punti saldi e come si possono evitare i conflitti? Sara Ferroni riassume i fattori più importanti: 

Punto 1: gli impegni

Non ci sono pretesti come «Ora arriva un’altra chiamata» o «Devo ancora finire di scrivere un’e-mail»: per far funzionare i team a distanza, è necessario rispettare i propri impegni. Per questo ognuno deve sapere quando e in che modo è possibile raggiungere un/una collega. Occorre, inoltre, uno scambio istituzionalizzato e regolare, ad esempio nell’ambito di una riunione quotidiana o sempre lo stesso giorno della settimana. Rispettare gli impegni significa però anche fissare degli obiettivi, nonché rispettare e attuare gli accordi presi. E questo inizia dallo scambio di opinioni, che non deve aver luogo soltanto nella fase di pianificazione degli obiettivi ma anche in corso d’opera, per  collaborare svolgendo compiti definiti in modo chiaro e registrando i risultati ottenuti. 

Punto 2: lo scambio informale

Le pause non servono soltanto per riposarsi, ma rappresentano anche una possibilità di scambio informale da non trascurare nemmeno nei team virtuali. Una pausa caffè virtuale davanti allo schermo può essere molto utile e permette di parlare anche di cose diverse dal lavoro, per poi ricominciare con più energia e con la mente fresca.

Punto 3: i dubbi

Chiedere, chiedere, chiedere: nei team virtuali è necessario che tutti pongano domande proattive e che si insista in caso di incertezze. Proprio in mancanza della comunicazione non verbale, potrebbero infatti insorgere più malintesi. Per ottenere chiarezza è necessario chiedere, insistere e ascoltare attivamente (ad esempio riassumendo o riformulando regolarmente quanto già detto con altre parole).

Punto 4: gli strumenti

Disegnare qualcosa di veloce su una lavagna portablocco è difficile online. Tuttavia esistono innumerevoli strumenti che facilitano la collaborazione tramite dispositivi elettronici. Si può, ad esempio, utilizzare una lavagna digitale, come quella di Il link si apre in una nuova finestra Microsoft, per fare uno schizzo delle proprie idee. È importante concordare gli strumenti di lavoro nel team (stabilire quali strumenti sono adatti a quali attività e come adeguare, se necessario, le mansioni al mondo virtuale) e fare pratica con il loro funzionamento. 

Punto 5: la trasparenza

Chi sta lavorando su cosa e quali sono i progressi? La trasparenza e un flusso continuo di informazioni sono essenziali per i team virtuali e sono resi possibili da controlli quotidiani, conferenze di riepilogo settimanali e board comuni per illustrare l’avanzamento dei progetti. Inoltre, si può fare ricorso ad esempio alle funzioni chat o a chiamate spontanee su Skype per chiedere aiuto ai colleghi in modo semplice e veloce. Il modello delle porte aperte deve essere valido anche online.

Punto 6: la fiducia

Per ultima, ma non per importanza, la fiducia è fondamentale per la collaborazione a distanza: occorre fidarsi molto dei collaboratori e di tutti i colleghi del team. Le critiche e la sfiducia che sfociano nel micromanagement e nel controllo costante sono del tutto controproducenti. Tuttavia, feedback chiari e aperti favoriscono la motivazione e anche quelli positivi sono ben accetti. Per questo vale quanto segue: meglio comunicare un po’ di più che troppo poco, ma mai innescare conflitti sulle chat!

Chi è Sara Ferroni

Sara Ferroni è responsabile Sviluppo del personale e dell’organizzazione presso PostFinance. Il suo team ha elaborato degli strumenti interni per la collaborazione a distanza.