Online o dal vivo? Durante il lockdown dovuto al COVID-19 non aveva più senso porsi questa domanda. «Non potendo più organizzare eventi e workshop in presenza, abbiamo dovuto trovare nuove soluzioni», spiega Isabelle Mäder del team Live Communications di PostFinance. Da un momento all’altro è stato necessario tenere a distanza anche eventi che si erano sempre svolti in presenza.

A cosa bisogna prestare attenzione durante un evento virtuale?

Tuttavia non è possibile replicare perfettamente un evento dal vivo in uno spazio virtuale. «È necessario riflettere attentamente sui punti del programma che ha senso mantenere e su quelli che invece conviene eliminare», continua la collega di team Manuela Neuhaus. È poi importante cercare di creare una vicinanza nonostante la distanza fisica. Le nuove tecnologie sono molto efficaci da questo punto di vista: presentazioni e interviste vengono trasmesse in streaming in tempo reale e i partecipanti possono porre domande nella chat o mettersi in contatto con gli speaker. Inoltre possono essere allestiti spazi virtuali per workshop nei quali i partecipanti possono trovare documenti o incontrarsi in un angolo caffè per fare quattro chiacchiere in piccoli gruppi. «In qualità di organizzatori di un evento possiamo stabilire chi può entrare nei vari spazi virtuali e quando», spiega Manuela Neuhaus. «Se un partecipante entra in uno spazio, si unisce automaticamente alla riunione Skype corrispondente». «L’utilizzo della piattaforma è molto intuitivo», conclude Isabelle Mäder. Per assicurare un’esperienza positiva è però importante che prima dell’inizio dell’evento tutti abbiamo abbastanza tempo per occuparsi di aspetti tecnici come il suono e l’immagine e per acquisire familiarità con la piattaforma.

Online e offline: PostFinance sfrutta entrambi i canali

«I feedback interni ed esterni sugli eventi virtuali sono molto positivi», afferma Isabelle Mäder. Dopotutto però le preferenze sono diverse e quindi, per la pianificazione futura, PostFinance valuterà sempre se per un determinato obiettivo e gruppo target sia più adatto un evento dal vivo o un incontro in uno spazio virtuale. E finché anche gli eventi conviviali dovranno svolgersi virtualmente, bisogna essere creativi. «Per un evento che inizialmente doveva svolgersi in presenza e che prevedeva un momento di networking alla fine, abbiamo già inviato un pacchetto con l’aperitivo insieme alla documentazione», racconta Manuela Neuhaus. «Chi lo desidera, alla fine dell’incontro potrà bere e mangiare qualcosa insieme agli altri partecipanti». Non è sicuramente la stessa cosa, ma la sorpresa è sicuramente riuscita.

In presenza vs a distanza

«È chiaro che gli eventi dal vivo come seminari, conferenze o fiere non perderanno la loro centralità vista l’atmosfera unica e la possibilità di conversare di persona e di fare networking», afferma Manuela Neuhaus. Gli eventi che favoriscono la socializzazione e la conoscenza reciproca come «Benvenuti da PostFinance» si basano proprio sugli incontri di persona. Per quanto riguarda invece la trasmissione delle conoscenze e gli eventi su ambiti specialistici, lo spazio virtuale è un’alternativa pratica ed efficiente. «Soprattutto perché abbiamo collaboratori in tutta la Svizzera che in questo modo possono partecipare ai workshop in modo più semplice». Generalmente le offerte online richiedono maggiore responsabilità individuale perché a casa o in ufficio è più facile distrarsi, ma si risparmia tempo e in certi casi si protegge anche il clima. Isabelle Mäder aggiunge un altro vantaggio: «Dato che la maggior parte degli eventi viene registrata, è possibile riguardarli in un secondo momento. In questo modo non si perde nulla, anche se per una volta non si può partecipare».