Virtuel ou réel? Pendant la période d’application des mesures contre le coronavirus, la question ne se posait même plus. «Comme il n’était plus possible d’organiser des manifestations et des ateliers en présentiel, nous avons dû réfléchir pour trouver des alternatives», déclare Isabelle Mäder de l’équipe Live Communications de PostFinance. En très peu de temps, même les réunions qui avaient toujours été physiques auparavant ont été transposées dans l’univers virtuel.

Les points à observer dans l’organisation d’un événement virtuel

Une manifestation physique ne peut toutefois pas être mise en œuvre à l’identique dans l’espace virtuel. «Il faut bien définir quels sont les points du programme qui restent pertinents dans ce contexte et ceux qui ne le sont plus», précise Manuela Neuhaus, membre de l’équipe. En outre, il est important de créer un climat de proximité malgré la distance géographique. Heureusement, les technologies actuelles le permettent: les exposés ou entretiens sont retransmis en direct et les participants peuvent poser des questions ou entrer en contact avec les intervenants grâce au chat. Il est aussi possible d’aménager des espaces d’ateliers virtuels dans lesquels les participants peuvent télécharger les documents nécessaires au préalable ou encore se retrouver autour d’un café pour une discussion en petit comité. «Lorsque nous organisons un événement, il nous est possible de définir qui doit se trouver dans quel espace virtuel et à quel moment», explique Manuela Neuhaus. «Quand le participant entre dans l’espace dédié, il accède automatiquement à l’entretien Skype en cours. La plateforme a été conçue pour que son fonctionnement soit extrêmement intuitif», ajoute Isabelle Mäder. Toutefois, pour que l’expérience soit positive, il faut que tout le monde ait eu le temps de s’occuper des aspects techniques, tels que le son et l’image, ainsi que de se familiariser avec la plateforme avant la réunion.

Physique et numérique: PostFinance mise sur les deux formules

«Les événements virtuels ont donné lieu à des réactions très positives, tant en interne qu’en externe», se réjouit Isabelle Mäder. Néanmoins, tout le monde n’a pas les mêmes goûts et, lors de la planification de chaque manifestation à venir, PostFinance aura à cœur de déterminer s’il vaut mieux prévoir un événement en direct ou une rencontre dans l’espace virtuel en fonction des objectifs visés et du public concerné. Et tant que les manifestations conviviales devront aussi se tenir en ligne, il s’agira de faire preuve de créativité. «Une fois, pour un événement initialement prévu dans un espace réel et suivi d’échanges informels, nous avons même créé la surprise en joignant aux documents transmis un petit complément pour l’apéritif. Les participants ont ainsi eu la possibilité de prolonger la réunion autour d’un verre et de quelques snacks», explique Manuela Neuhaus. Il est vrai que ce n’est pas tout à fait pareil à distance, mais l’idée a été très bien reçue.

Présentiel ou virtuel

Manuela Neuhaus souligne toutefois que les événements en présentiel, qu’il s’agisse de séminaires, de conférences ou de salons, seront toujours importants car l’ambiance y est unique, les contacts plus riches et les échanges plus directs. Ce sont en effet les interactions personnelles qui font tout l’attrait des événements de socialisation ou d’intégration tels que «Bienvenue chez PostFinance». En revanche, pour les réunions d’information ou les événements spécialisés, l’espace virtuel offre une alternative efficace et pratique, y compris parce que les membres du personnel se trouvent aux quatre coins du pays et qu’il leur est ainsi bien plus facile de participer aux ateliers. En général, les offres en ligne imposent un plus haut niveau de responsabilisation individuelle, car il existe souvent de nombreux facteurs de distraction à la maison ou au bureau, mais elles font gagner du temps et peuvent parfois contribuer à préserver l’environnement. Pour Isabelle Mäder, ce n’est pas tout: «L’autre avantage est que la plupart des contenus sont enregistrés, ce qui permet d’y revenir plus tard. On ne peut donc rien manquer, même en cas d’empêchement à l’heure dite.»