L’e-facture tend à s’imposer dans le quotidien des entreprises. Dans le domaine B2B, l’échange de bout en bout de factures numériques via ERP ou le système de comptabilité est avantageux aussi bien pour le destinataire de la facture que pour l’émetteur. Pour que chaque entreprise puisse exploiter pleinement le potentiel de la solution, il faut que le plus grand nombre possible de participants soient rattachés à l’e-facture. Si vous êtes le destinataire de factures, la clé du succès réside dans le rattachement de vos fournisseurs. Mais comment convaincre suffisamment de fournisseurs d’utiliser les factures numériques? Vous en saurez plus après avoir répondu aux questions de notre liste de contrôle.
Temps de lecture 5 minutes
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Créé le 22.05.2023
| Mis à jour le 14.08.2023
Utiliser des factures fournisseurs électroniques: liste de contrôle
Faites-vous partie des entreprises tournées vers l’avenir qui peuvent recevoir des factures fournisseurs électroniques? Bienvenue dans le monde des e-factures qui vous permet de gagner du temps tout en économisant des coûts et des ressources. Notre liste de contrôle vous aide à exploiter le potentiel des e-factures. La première étape consiste à rattacher vos fournisseurs.
Liste de contrôle factures fournisseurs électroniques: voici comment rattacher vos fournisseurs
Point 1: montrer les avantages
Dressez une liste des avantages que l’e-facture vous apporte en tant que destinataire de factures. Un tel argumentaire vous aidera à démontrer à l’interne l’importance du rattachement des fournisseurs et l’urgence du projet. Les principaux avantages sont:
- Amélioration de la qualité des processus dans la gestion des créanciers et donc gain de temps et d’argent
- Réduction de la fréquence des erreurs, car les factures sont transmises par voie électronique et les données de facturation ne doivent pas être saisies manuellement à chaque fois
- Transparence accrue et simplification des tâches grâce à l’automatisation, car toutes les actions peuvent être retracées et archivées électroniquement si on le souhaite
- Augmentation de la satisfaction des fournisseurs grâce à des processus de paiement plus rapides
- Positionnement en tant que donneur d’ordre moderne et soucieux de la durabilité
Point 2: définir les objectifs
- Combien de fournisseurs votre entreprise souhaite-t-elle rattacher et dans quel laps de temps?
- Quelles sont les étapes prévues par votre entreprise pour atteindre cet objectif?
Point 3: définir les ressources, les tâches et les responsabilités
- De quelles ressources internes avez-vous besoin dans le service des achats et de la gestion des créanciers pour rattacher les fournisseurs?
- Quelles sont les tâches à accomplir?
- Qui assume la responsabilité globale?
- Qui assume la responsabilité des différentes tâches?
Point 4: établir la liste des fournisseurs à rattacher en priorité
Quels sont les fournisseurs que votre entreprise souhaite rattacher en priorité? Les critères de décision possibles sont:
- Le nombre de factures traitées par le fournisseur X
- L’importance du fournisseur pour votre entreprise
- La facilité avec laquelle vous pouvez rattacher le fournisseur (voir point 6)
Point 5: planifier les mesures de communication
- À quel moment contactez-vous vos fournisseurs au sujet du rattachement souhaité à l’e-facture?
- Par quels canaux informez-vous vos fournisseurs (combinaison lettre, e-mail, newsletter, entretien personnel, etc.)
- À quel moment les relancez-vous?
Point 6: mise en œuvre
Le rattachement des différents fournisseurs sera d’autant plus simple si le fournisseur utilise déjà l’e-facture.
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Il est particulièrement facile de rattacher les fournisseurs qui utilisent déjà les factures électroniques et qui figurent dans le répertoire eDirectory .
Étape 1: recherchez vos fournisseurs dans le répertoire eDirectory sur la base de votre liste des priorités (voir point 4) et filtrez ceux qui sont enregistrés pour l’e-facture.
Étape 2: informez vos fournisseurs figurant dans le répertoire eDirectory en leur écrivant une lettre incluant les points suivants:- Signalez à vos fournisseurs qu’en tant que client, vous recevez les factures des fournisseurs par voie électronique via l’interface de PostFinance et communiquez leur votre Payer ID.
- Demandez à vos fournisseurs de vous envoyer une e-facture à votre Payer ID en vous en informant au préalable (avant l’envoi de la première facture) par e-mail.
Étape 3: testez la bonne réception de la facture du fournisseur et demandez à ce dernier d’envoyer à l’avenir les factures exclusivement sous forme numérique.
Recommandation: les entreprises qui utilisent l’e-facture ne sont pas toutes répertoriées dans eDirectory. Votre liste de priorités comprend-elle des fournisseurs que vous ne trouvez pas dans eDirectory? Dans ce cas, il est recommandé de demander directement aux fournisseurs concernés s’ils utilisent l’e-facture et si vous pouvez leur faire parvenir votre Payer ID. -
Il est plus compliqué de rattacher les fournisseurs qui n’utilisent pas encore les factures électroniques. Il convient de distinguer:
- les fournisseurs qui utilisent un logiciel compatible avec la facturation électronique: informez ces fournisseurs qu’en tant que client, vous souhaitez une facturation électronique. Demandez ensuite aux fournisseurs de se mettre en contact avec leurs partenaires logiciels. Ceux-ci les aideront à se rattacher. Continuer avec les partenaires logiciels qui proposent une interface standardisée pour l’e-facture
- Fournisseurs utilisant un logiciel non compatible avec l’e-facture: informez-les qu’en tant que client, vous souhaitez une facturation électronique. Demandez-leur de prendre contact avec leurs partenaires logiciels pour demander une interface vers l’e-facture.
- Fournisseurs n’utilisant pas de logiciel: informez-les qu’en tant que client, vous souhaitez recevoir des factures électroniques et proposez éventuellement à ce groupe de fournisseurs la saisie et la transmission dans e-facture light .
Répertoire des fournisseurs: voici comment trouver facilement des fournisseurs qui utilisent déjà l’e-facture
Dans le répertoire eDirectory.ch, vous trouverez la plupart des partenaires commerciaux domiciliés en Suisse qui envoient et/ou reçoivent des e-factures et qui travaillent avec un fournisseur de services répertorié sur eDirectory.ch – par exemple PostFinance.
Conseil: vérifiez si votre propre entreprise figure dans eDirectory. Si vous ne trouvez pas d’entrée, veuillez en informer votre fournisseur de services de facturation électronique afin qu’il puisse saisir les données.
Faites un travail de persuasion en faveur de l’e-facture: voici les avantages pour vos fournisseurs
Dans tous les cas, tenez compte du fait que le passage aux factures fournisseurs électroniques implique un surcroît de travail. Les entreprises redoutent souvent des coûts d’investissement élevés et de nombreuses interventions dans les processus et l’informatique. Répondez à ces craintes en mettant en avant les nombreux avantages de la facture fournisseur électronique, lesquels vont bien au-delà des économies réalisées sur les frais d’impression et d’expédition:
- Réception plus rapide des paiements: avec la transmission électronique des factures, le fournisseur envoie directement la facture dans le système de comptabilité/ERP du client. Comme le processus de contrôle, d’approbation et de paiement est ainsi accéléré, le fournisseur reçoit généralement l’argent sur son compte plus rapidement qu’avec une facture papier.
- Grande transparence: les factures numériques sont traçables de bout en bout.
- Moins d’erreurs: comme les étapes manuelles sont supprimées, le risque d’erreurs de facturation diminue. En conséquence, le client doit moins souvent refuser des factures, ce qui permet d’économiser du temps et de l’énergie des deux côtés.
- Gain de productivité: l’ensemble du processus de facturation devient globalement plus efficace. Les fournisseurs économisent ainsi des coûts et des ressources qu’ils peuvent utiliser à d’autres fins pour créer de la valeur ajoutée.
- Coûts réduits: les fournisseurs économisent les coûts de papier, d’impression et d’affranchissement. Le passage à l’e-facture est également rentable financièrement.
- Écologique: avec l’e-facture, les fournisseurs contribuent à la préservation de l’environnement.
Poursuivez vos efforts – cela en vaut la peine
Le rattachement de vos fournisseurs à l’e-facture est durablement rentable pour votre entreprise. Plus vous parvenez à convaincre de fournisseurs d’utiliser l’e-facture, plus vous pouvez numériser vos processus d’échange de factures et profiter ainsi des avantages de la facture électronique.
