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Créé le 20.08.2019

Gestion d’association: quelles tâches administratives les logiciels destinés aux associations peuvent-ils accomplir?

De la saisie de membres à l’organisation des assemblées en passant par la comptabilité: gérer une association va de pair avec des charges administratives importantes. Nous vous montrons la manière dont un logiciel peut vous apporter une aide précieuse dans la gestion de votre association.

Qui n’a jamais été à la tête d’une association n’a aucune idée de la passion et du travail que représente la gestion d’association. Que l’on soit président, caissier ou directeur: la gestion d’association englobe de nombreuses tâches complexes et chronophages. D’une part, le comité est l’interlocuteur principal des membres et représente l’association à l’extérieur. D’autre part, de nombreuses tâches administratives doivent être accomplies. Celles-ci incluent par exemple l’encaissement des cotisations des membres, la saisie des nouvelles adresses, la comptabilité ou l’envoi d’invitations. 

Quelles tâches concernent votre association?

Mais que faire pour économiser du temps et éviter de s’énerver? Pour répondre à cette question, il est utile d’avoir un aperçu des tâches administratives que peut nécessiter la gestion d’une association. L’aperçu suivant propose une liste non exhaustive de ces tâches potentielles:

Tâches administratives

Gestion des membres
Saisie et gestion des membres et d’autres contacts comme les sponsors (y compris les indications concernant les groupes/les équipes, les fonctions et d’autres informations)
Coordination des rendez-vous
Organisation et coordination des rendez-vous et des événements (y compris l’envoi d’invitations à des événements ou publication de certaines dates sur le site Internet)
Encaissement des cotisations / facturation
  • Établir des factures (en masse)
  • Saisie/importation des paiements entrants
Comptabilité
  • Enregistrement comptable des factures et des paiements entrants dans la comptabilité financière
  • Contrôle des recettes et des dépenses
Contrôle des débiteurs
  • Contrôle des factures impayées
  • Envoi de rappels
Trafic des paiements
Effectuer/encaisser des paiements via e-finance
Site Internet
Création et gestion d’un site Internet de l’association  
Gestion des articles de service
Gestion et vente d’articles pour les supporters, etc. 
Enregistrement des documents de l’association
Enregistrement des documents de l’association
Correspondance pour l’association  
E-mails, envoi de lettres et enregistrement de la correspondance

Travailler plus efficacement grâce à un logiciel destiné aux associations intuitif

Vous avez sûrement déjà pensé à utiliser un logiciel destiné aux associations qui vous aiderait à effectuer ces tâches de manière efficace. Au moment de choisir le logiciel, veillez à ce qu’il puisse vous aider à effectuer les tâches nécessaires au bon fonctionnement de votre association. À ce sujet, la simplicité du logiciel joue un rôle prépondérant. Un logiciel destiné aux associations doit être aussi intuitif que possible, afin que les utilisateurs et les utilisatrices puissent s’y retrouver facilement sans lire de manuel ou assister à un cours, et pour qu’ils aient du plaisir à l’utiliser. Il est également important que le logiciel dure sur le long terme. Réfléchissez par exemple aux nombres de membres qui vont l’utiliser aujourd’hui et à l’avenir, ou aux nombre d’utilisateurs qui devront l’utiliser simultanément. 

Solutions logicielles à des conditions avantageuses

En tant que client PostFinance, vous profitez de conditions spéciales attractives pour trois solutions logicielles, destinées spécifiquement aux associations:  il s’agit de ClubDesk, ClubLight et ClubMaker. Toutes contiennent par défaut les fonctions de facturation, de contrôle automatique des débiteurs et de gestion des membres et des partenaires.

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