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Créé le 19.05.2021

Passage à la QR-facture: déroulement en pratique

L’entreprise Morgenthaler Kaminfeger envoie chaque année près de 10’000 factures. Depuis juin 2020, la clientèle de l’entreprise ne reçoit plus de bulletins de versement, mais des QR-factures. Le maître ramoneur Roland Morgenthaler nous confie lors d’un entretien à quel point le passage à la QR-facture s’est pour lui déroulé sans effort.

Roland Morgenthaler, chef d’entreprise de Münsingen, suit la marche du progrès: non seulement en matière de maintenance des différentes installations de chauffage, mais également en ce qui concerne les tâches administratives. En juin 2020, l’entreprise Morgenthaler Kaminfeger envoyait pour la première fois à ses clients une QR-facture, le nouveau type de facture qui doit définitivement remplacer les bulletins de versement rouges et orange à compter du 30 septembre 2022. Le changement s’est fait, pour ainsi dire, en appuyant tout simplement sur un bouton.

Comment s’est déroulé le passage des bulletins de versement à la QR-facture?

Sans effort et sans problème. Il nous a suffi de cocher une case dans notre logiciel Winfeger, une solution sectorielle pour ramoneurs et contrôleurs des installations de combustion, pour qu’à partir de là toutes nos factures soient imprimées sous forme de QR-factures.

Quand et dans quel contexte avez-vous entendu parler pour la première fois de la QR-facture?

Cela remonte déjà à plusieurs années en arrière, lorsque l’introduction de la QR-facture avait été annoncée par la place financière suisse. Au sein de l’équipe centrale de Winfeger, dont je fais partie en tant qu’utilisateur afin d’apporter un point de vue pratique, nous avons discuté du sujet à ce moment-là. Winfeger a alors décidé de mettre sur pied une fonction QR-facture et de la préparer pour la rendre disponible dès son introduction.

Ainsi, au mois de juin 2020, tous les utilisateurs qui le souhaitaient pouvaient d’ores et déjà passer à la QR-facture. C’est ce que nous avons immédiatement fait.

Pourquoi avez-vous décidé de passer sur-le-champ à la QR-facture?

La QR-facture nous facilite beaucoup les tâches administratives. Lors de nos rendez-vous client, nous emportons avec nous des factures qui ont été préparées au bureau et sur lesquelles est imprimé un code QR. Une fois le travail effectué, nos collaborateurs saisissent sur place les frais à régler par les clients correspondants via une application, puis scannent le code QR sur l’une des factures qu’ils ont emportées avec eux. Les données client enregistrées sont dès lors automatiquement «intégrées» au code QR, de sorte que la facture peut directement être remise au client sur place. Auparavant, nous devions à chaque fois saisir de longs numéros, ce qui augmentait le risque d’erreurs. Grâce à la QR-facture, les sources d’erreurs sont quasiment inexistantes et l’envoi des factures par courrier n’est plus nécessaire, ce qui nous permet de travailler de manière extrêmement efficace également en matière de facturation.

La QR-facture présente-t-elle encore d’autres avantages?

Auparavant, je devais très souvent faire des recherches et demander d’où pouvait bien provenir un paiement lorsque le client faisait une erreur dans la transmission des informations de facturation. En revanche, grâce à la QR-facture, je peux attribuer moi-même les paiements, car les informations correspondantes sont contenues dans le code QR.

Le changement aura lieu le 30 septembre 2022

La QR-facture constitue la base d’un trafic des paiements efficace et automatisé. Pour les entreprises, elle offre la possibilité de simplifier le traitement des factures et, ainsi, de réduire la charge de travail administrative. Il est désormais grand temps de commencer à planifier le passage à la QR-facture car, à partir du 1er octobre 2022, les bulletins de versement orange et rouges ne seront plus traités.

En savoir plus sur le passage à la QR-facture

Lors de votre passage à la QR-facture, avez-vous tout de suite envoyé toutes vos factures sous cette forme ou bien avez-vous continué à utiliser en parallèle des bulletins de versement rouges ou orange?

Depuis juin 2020, nous n’utilisons plus que la QR-facture dans notre entreprise.

Comment a réagi la clientèle de Morgenthaler Kaminfeger face aux nouvelles QR-factures?

Lors de chaque remise personnelle de facture sur place, nous avons saisi l’occasion pour sensibiliser oralement notre clientèle à ce nouveau type de facturation. Dans ces cas-là, tout était d’emblée très clair. Mais, même lorsque nous avons dû déposer des factures dans la boîte aux lettres de certains clients en leur absence, nous avons reçu très peu de demandes de renseignements. Certains d’entre eux ont simplement dû s’habituer au fait que nos factures avaient changé d’allure.

Comment traitez-vous les QR-factures des fournisseurs?

Nous réglons les factures via l’application dans l’online banking et utilisons pour ce faire la fonction de scannage.

La facture électronique pourrait en effet permettre une plus grande simplification et automatisation du processus qui entoure la gestion des débiteurs. Prévoyez-vous d’introduire eBill?

Nous sommes actuellement en train d’en discuter.

Quelle signification a la numérisation pour votre entreprise?

En ce qui concerne les tâches administratives et organisationnelles, le passage au numérique nous a réellement simplifié la vie. Le logiciel que nous utilisons inclut toutes les composantes dont nous avons besoin pour notre activité, de la saisie du temps à la comptabilité des salaires et de la planification des rendez-vous à la facturation. Nous pouvons accéder à tout moment à toutes les informations nécessaires via le logiciel: lorsque je reçois un appel de la part d’un client, je sais en l’espace de 15 secondes quels appareils de chauffage sont installés dans le logement en question, s’il y a des échéances en cours, si les factures ont bien été payées, etc. De cette façon, nous pouvons fournir à notre clientèle le meilleur service possible.

Qu’est-ce qui vous fascine dans votre métier?

Le fait qu’elle soit aussi variée. Non seulement nous sommes en contact avec une grande variété de clients, mais nous devons également nous occuper d’une grande variété d’installations, qu’il s’agisse d’une cheminée dans un salon, d’un système de chauffage central dans une cave ou encore d’un système de chauffage de grande capacité dans une centrale thermique de chauffage urbain ou dans un bâtiment industriel. C’est pourquoi je suis particulièrement heureux d’être à nouveau de plus en plus souvent en déplacement pour effectuer des services de ramonage. En tant que président de l’Association bernoise des Maîtres ramoneurs, j’ai souvent été occupé ailleurs ces dernières années.

À propos de Roland Morgenthaler

Roland Morgenthaler, alors plus jeune maître ramoneur du canton de Berne, a fondé son entreprise La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre Morgenthaler Kaminfeger  en 1999. Aujourd’hui, son siège est situé à Münsingen, la société possédant également une succursale à Zweisimmen.

À propos de la QR-facture et d’eBill

La QR-facture est un moyen pour les entreprises de faciliter le traitement des factures et, ainsi, de réduire la charge de travail au niveau administratif.

Grâce à eBill, vous offrez à votre clientèle la possibilité de réceptionner, contrôler et payer des QR-factures de manière entièrement électronique via votre online banking.

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