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Créé le 12.11.2018

Plus de place pour la créativité: d’un fichier Excel à une solution intelligente

Les propriétaires de l’agence de production «Kreis3Production» fêtent leur liberté nouvellement acquise: grâce à PostFinance SmartBusiness, ils ont plus de temps, par exemple, pour l’artiste Stress.

Nous ne pouvons pas vendre des émotions si nous ne les ressentons pas nous-mêmes.
Niko Vettas, propriétaire et directeur de l’agence de production «Kreis3Production»

C’est immédiatement l’impression qu’il a eue avec SmartBusiness, une solution spécialement développée pour la gestion des débiteurs des petites entreprises: «La plateforme en ligne, avec ses fonctionnalités simples, m’a immédiatement convaincu.»

Gestion professionnelle des débiteurs à la place de modèles Excel

Cet homme de 38 ans a tout de suite su qu’il économiserait du temps et de l’argent avec la comptabilité débiteurs professionnelle de PostFinance. Car jusqu’ici, il consacrait de longues heures chaque semaine à la gestion de ses débiteurs, avec des modèles Excel créés par ses soins. «D’un coup, on se retrouve tellement débordé de travail administratif qu’on n’a presque plus assez de temps pour son activité clé», déclare par expérience Niko Vettas. La comptabilité met la plupart des PME devant des défis de taille. En particulier lorsqu’une entreprise connaît une croissance aussi rapide que l’agence de Niko Vettas et de son partenaire commercial Christian Goulios, 40 ans.

Liquidités optimisées – point essentiel pour le succès des PME

«Au cours des cinq dernières années, nous avons doublé notre chiffre d’affaires», explique Niko Vettas en parlant du développement de son entreprise, en abrégé k3p, fondée dans le 3e arrondissement, un quartier branché de Zurich. Tout a commencé à la fin des années 1990: «Nous étions de jeunes étudiants, nous aimions faire la fête. Nous avons donc fait de notre passe-temps notre métier.» Mais ils n’auraient jamais parié que leur agence d’événementiel se métamorphoserait bientôt en agence de marketing. Aujourd’hui, en plus des entreprises, k3p travaille également avec des artistes comme le rappeur Stress. «Il devenait d’autant plus important de trouver une solution logicielle solide comme SmartBusiness pour notre comptabilité débiteurs. Elle nous simplifie la gestion des débiteurs et nous laisse plus de place pour la créativité», résume Niko Vettas. La plateforme en ligne intègre parfaitement l’e-facture, le bulletin de versement avec numéro de référence (BVR) et l’e-payment à partir de l’e-banking. Elle permet d’élaborer, d’envoyer et de gérer des offres, des confirmations d’ordre, des bulletins de livraison, des factures et des créances. «Et elle crée surtout la transparence», souligne Niko Vettas. Il gagne beaucoup de temps en atteignant en quelques clics les données de ses clients, produits et offres tout comme les créances en suspens: «Le matin, je vois d’un coup d’œil qui a payé et qui n’a pas payé.» Une contribution à l’optimisation des liquidités des PME: en effet, une gestion efficace des débiteurs diminue la dépendance vis-à-vis des fonds de tiers et minimise les risques commerciaux. Les petites entreprises ont ainsi une bonne maîtrise de toute leur comptabilité financière, y compris de la gestion des recouvrements.

Meilleure performance grâce au logiciel intégré

Mais les informations de la gestion des débiteurs ne sont pas seulement accessibles aux directeurs: les collaborateurs peuvent eux aussi être pourvus d’un accès, sans coûts additionnels. «Ainsi, tout le monde est au courant de tout, et on a moins besoin de communiquer», ajoute Niko Vettas. Et c’est loin d’être le seul facteur d’économies: «Le prix, à peine CHF 20.– par mois, est imbattable: un logiciel comparable coûterait beaucoup plus cher ailleurs.» La sécurité et la flexibilité sont aussi assurées: les données sont hébergées en Suisse, ce qui représente un facteur important, précisément pour les PME suisses. Et l’accès peut avoir lieu où l’on veut par Internet, même par téléphone mobile avec une double autorisation. L’agence k3p a choisi le paquet global, car il comprend également un système de saisie du temps pour les collaborateurs et la gestion de projets en plus de la gestion des débiteurs. Un nouvel avantage pour Niko Vettas: «Sinon, nous aurions besoin de deux systèmes.» La performance a également été améliorée: le logiciel permet un travail davantage axé sur les projets, dans lequel un collaborateur ou une collaboratrice effectue toutes les étapes du travail pour un client. 

Simple, passionné, professionnel

Mais l’optimisation des liquidités n’est pas le seule bonne raison d’adopter une gestion professionnelle des débiteurs: «Dans l’ensemble, nous sommes encore plus proches de nos clients qu’avant.» Aussi proches que PostFinance: «Notre conseillère à la clientèle fait toujours preuve de beaucoup de compétence dans ses conseils. Il m’a fallu très peu de temps pour comprendre le système», dit Niko Vettas, qui en tant que prestataire de services accorde une importance particulière à un bon conseil. Celui-ci doit être simple, passionné et professionnel: des caractéristiques que le directeur attribue aussi au rappeur Stress. «Pour nous, il est autant une valeur sûre que l’est PostFinance.»

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