Was bedeutet Reconciliation und warum ist sie wichtig?

Der englische Begriff Reconciliation beschreibt die Abstimmung von Daten verschiedener Bereiche der Buchhaltung. Bei der Kontenabstimmung beispielsweise wird die Buchhaltung mit externen Daten – etwa Kontoauszügen – verglichen. Fehlt dabei eine Buchung oder ist eine Zahlung doppelt vermerkt, muss das richtiggestellt werden. Denn das Ziel ist es, die tatsächlichen Salden auf Ihren Konten in den Buchhaltungskonten richtig wiederzugeben. Für Sie als Händlerin oder Händler ist das auch darum wichtig, weil Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, einen stimmigen Jahresabschluss zu erstellen. Neben der Kontenabstimmung gibt es noch weitere Formen der Reconciliation.

• So wird bei der Kassenabstimmung in einem Ladengeschäft geprüft, ob der reale Geldbestand darin mit dem rechnerischen Kassenstand übereinstimmt.
• Bei der Kundenabstimmung wird dagegen kontrolliert, ob es Abweichungen zwischen Erträgen und Zahlungen gibt. Wurden alle Rechnungen beglichen? Sind bei Geschäften im Ausland die Währungskurse richtig erfasst? Wurden Preisnachlässe berücksichtigt?
• Bei der Transaktionsabstimmung wiederum wird sichergestellt, dass die tatsächlichen Transaktionen Ihres Geschäfts mit denen übereinstimmen, die in Ihrer Buchhaltung vermerkt sind. Wurden alle gemeldeten Transaktionen auch wirklich verarbeitet?

Welche Möglichkeiten gibt es für den Transaktionsabgleich?

Gerade der Bereich Transaktionsabstimmung kann für Sie als Händler aufwändig sein. PostFinance bietet hier Möglichkeiten, um Ihre Transaktionen mit dem Buchhaltungssystem abzugleichen. Dabei unterscheidet man zwischen dem Distanzhandel via Onlineshop und dem Verkauf vor Ort mit Terminals:

Onlineshop

Wenn eine Kundin oder ein Kunde in Ihrem Onlineshop einkauft, erhalten Sie für die Transaktion von Ihrem Akzeptanzpartner je nach Zahlungsart ein Reconciliation-File, das mit der Gutschrift auf Ihrem Konto übereinstimmen sollte. Allerdings nutzt jeder Akzeptanzpartner ein eigenes Dateiformat. Als Händler müssen Sie diese verschiedenen Formate in Ihr ERP-System einlesen. Um das zu erleichtern, bietet PostFinance im Produkt Checkout Flex eine konsolidierte Sicht auf die Umsatzberichte der verschiedenen Akzeptanzpartner. Sie als Unternehmer können die autorisierten Transaktionen über alle Zahlungsarten dann einfach beziehen, in Ihr ERP-System einlesen und mit der Gutschrift der Akzeptanzpartner abgleichen.

Und Checkout Flex bietet noch einen Vorteil beim Rechnungswesen: eine vereinfachte Nebenbuch-Buchhaltung. Damit können Sie den Kontenplan so aufsetzen, dass die Übernahme der Buchungen ins Hauptbuch (beispielsweise beim Anbieter Bexio) oder in andere ERP-Systeme vorbereitet wird und nur noch wenige Buchungen manuell übertragen werden müssen.

Ausserdem stellt PostFinance im Bereich E-Payment eine Vergütungsanzeige für den manuellen Transaktionsabgleich bereit. Möglich sind auch zwei verschiedene Reconciliation-File-Typen, einer davon für die ep2-Infrastruktur im XML-Format für den halb- oder vollautomatischen Abgleich.

Verkauf vor Ort mit Terminals

Im Vergleich zum Distanzgeschäft ist die Standardisierung der Reconciliation-Files etwas weiter: Dank des ep2-Standards bieten alle ep2-Acquirer inklusive PostFinance für die PostFinance Card standardisierte RAF-Files an. Diese können über ein Point-of-Sale-Managementsystem, zum Beispiel Matchbox von Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster Treibauf oder ReconHub von Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster Abrantix, weiterverarbeitet werden für den Export in ein Buchhaltungs- oder ERP-System. Die Tools der Anbieter enthalten oft bereits Schnittstellen zu ERP-Systemen, damit Sie diese direkt in Ihre Buchhaltung integrieren können. PostFinance bietet zusätzlich für ihre eigene Zahlart eine Vergütungsanzeige zum manuellen Abgleich.