QR-Rechnung

Noch nicht umgestellt? Das müssen Sie als Unternehmen jetzt tun

Ab dem 1. Oktober 2022 können schweizweit nur noch QR-Rechnungen genutzt werden. Zahlungen und Daueraufträge, die auf roten oder orangen Einzahlungsscheinen (ES/ESR) basieren, können ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verarbeitet werden. Höchste Zeit also, Ihre Debitoren- und Kreditorenlösung umzustellen. Hier finden Sie alle nötigen Infos.

  • Ein Tipp vorweg: Machen Sie Ihre Rechnungsempfängerinnen bzw. Rechnungsempfänger mit dem Versenden Ihrer QR-Rechnung darauf aufmerksam, ggf. bestehende Daueraufträge anzupassen.

    Was die Umstellung auf die QR-Rechnung betrifft, müssen Sie je nach aktueller Debitorenlösung unterschiedlich vorgehen.

    Umstellung vom roten Einzahlungsschein (ES) auf die QR-Rechnung (ohne Referenz)

    Wenn Sie eine Debitoren-Software nutzen

    1. Software auf QR-Rechnung umstellen: Dafür benötigen Sie Ihre normale IBAN, erkennbar an den Stellen 5 bis 9 = 09000. Falls Sie dazu noch keine Instruktionen erhalten haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an Ihren Software-Hersteller. Sie arbeiten mit einer Eigenentwicklung? Dann stellen Sie sicher, dass diese in der Lage ist, QR-Rechnungen zu erstellen. Unsere Empfehlungen für Software-Anbieter auf Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster isotest.postfinance.ch.
    2. Software testen (optional): Falls nicht schon durch Ihren Softwarepartner geschehen, können Sie Ihre Zahlteile mit QR-Code und Empfangsschein auf unserer Testplattform auf Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster isotest.postfinance.ch testen.
    3. QR-Rechnung aus Software generieren
    4. QR-Rechnung in Papierform oder als PDF versenden: Versenden Sie die QR-Rechnung in Papierform, müssen Sie sie auf weissem, perforiertem Papier ausdrucken. QR-Rechnungen, die Sie als PDF per E-Mail an die Rechnungsempfängerin bzw. den Rechnungsempfänger senden, müssen mit Linien zur Abgrenzung des Zahlteils und des Empfangsscheins sowie mit einem Scherensymbol versehen sein.
      Perforiertes Papier erhalten Sie auf Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster shop.post.ch, im Handel für Bürobedarf und in diesen Druckereien gemäss Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster paymentstandards.ch.
    5. Zahlungseingangskontrolle: Über Zahlungseingänge werden Sie wie bisher per Kontoauszug informiert. Bei QR-Rechnungen werden keine Belegbilder geliefert, da alle relevanten Zahlungsinformationen digital erfasst und übermittelt werden.
      Achtung: Nachträgliche handschriftliche Mitteilungen auf dem Zahlteil sind nicht erlaubt. Der Zahlungszweck muss bei der Erstellung eingetragen werden.

    Wenn Sie keine Debitoren-Software nutzen

    1. Rechnung mit QR-Generator erstellen: mit dem QR-Generator auf unserer Website oder im E-Finance können Sie ganz einfach selbst QR-Rechnungen erstellen. Dafür benötigen Sie Ihre normale IBAN, erkennbar an den Stellen 5 bis 9 = 09000. Falls Sie neu eine Software einsetzen wollen, finden Sie hier unsere Empfehlungen für Software-Anbieter auf Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster isotest.postfinance.ch
    2. QR-Rechnung in Papierform oder als PDF versenden: Versenden Sie die QR-Rechnung in Papierform, müssen Sie sie auf weissem, perforiertem Papier ausdrucken. QR-Rechnungen, die Sie als PDF per E-Mail an die Rechnungsempfängerin bzw. den Rechnungsempfänger senden, müssen mit Linien zur Abgrenzung des Zahlteils und des Empfangsscheins sowie mit einem Scherensymbol versehen sein.
      Perforiertes Papier erhalten Sie auf Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster shop.post.ch, im Handel für Bürobedarf und in diesen Druckereien gemäss Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster paymentstandards.ch.
    3. Zahlungseingangskontrolle: Über Zahlungseingänge werden Sie wie bisher per Kontoauszug informiert. Zu QR-Rechnungen werden keine Belegbilder geliefert, da alle relevanten Zahlungsinformationen digital erfasst und übermittelt werden.
      Achtung: Nachträgliche handschriftliche Mitteilungen auf dem Zahlteil sind nicht erlaubt. Der Zahlungszweck muss bei der Erstellung eingetragen werden.

    Umstellung vom orangen Einzahlungsschein (ESR) auf die QR-Rechnung (mit QR-Referenz)

    1. Software auf QR-Rechnung umstellen: Dafür benötigen Sie die von PostFinance mitgeteilte QR-IBAN (erkennbar an den Stellen 5 bis 9 = 30000). Wenn Sie die QR-IBAN nicht kennen, wenden Sie sich an Ihre Kundenberaterin bzw. Ihren Kundenberater. Falls Sie bei der Konfiguration Ihrer Software Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an Ihren Software-Hersteller. Unsere Empfehlungen für Software-Anbieter auf Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster isotest.postfinance.ch.
    2. Software testen (optional): Falls nicht schon durch Ihren Softwarepartner geschehen, können Sie Ihre QR-Codes auf unserer Testplattform auf Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster isotest.postfinance.ch testen.
    3. QR-Rechnung aus Software generieren
    4. QR-Rechnung in Papierform oder als PDF versenden: Versenden Sie die QR-Rechnung in Papierform, müssen Sie sie auf weissem, perforiertem Papier ausdrucken. QR-Rechnungen, die Sie als PDF per E-Mail an die Rechnungsempfängerin bzw. den Rechnungsempfänger senden, müssen mit Linien zur Abgrenzung des Zahlteils und des Empfangsscheins sowie mit einem Scherensymbol versehen sein.
      Perforiertes Papier erhalten Sie auf Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster shop.post.ch, im Handel für Bürobedarf und in diesen Druckereien gemäss Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster paymentstandards.ch.
    5. Zahlungseingangskontrolle: Über Zahlungseingänge werden Sie wie bisher entweder per Detailavisierung (camt.054) oder per Kontoauszug (camt.053) informiert. Wenn Sie die Detailavisierung nutzen, erhalten Sie während der Übergangsphase (bis maximal 21. November 2022) zwei separate Auslieferungen: einmal mit allen ESR-Eingängen und einmal mit allen QR-IBAN-Eingängen. Wenn Sie keine ESR-Eingänge mehr empfangen wollen, teilen Sie dies einfach Ihrer Kundenberaterin bzw. Ihrem Kundenberater mit. 
  • Je nachdem, wie Ihre aktuelle Kreditorenlösung aussieht, müssen Sie bei der Umstellung unterschiedlich vorgehen.

    Wenn Sie eine Kreditoren-Software nutzen

    1. Software auf QR-Rechnung umstellen: Falls Sie dazu noch keine Instruktionen erhalten haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an Ihren Software-Hersteller. Sie arbeiten mit einer Eigenentwicklung? Dann stellen Sie sicher, dass diese in der Lage ist, QR-Rechnungen zu verarbeiten. Unsere Empfehlungen für Software-Anbieter auf Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster isotest.postfinance.ch
    2. Software testen (optional): Falls nicht schon durch Ihren Softwarepartner geschehen, können Sie auf unserer Testplattform auf Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster isotest.postfinance.ch Ihre Anpassungen in den ISO-Meldungen testen. 

    Wenn Sie keine Kreditoren-Software nutzen

    Falls Sie für Ihr Kreditorenmanagement keine Software nutzen und Ihre Rechnungen über E-Finance begleichen, sind keine Vorkehrungen nötig. E-Finance unterstützt die Zahlungserfassung von QR-Rechnungen.

    Falls Sie neu eine Software einsetzen wollen, finden Sie hier unsere Empfehlungen für Software-Anbieter auf Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster isotest.postfinance.ch.

    Belegleser für schnelles Einlesen

    Mit einem Belegleser können Sie QR-Codes einfach per Klick einlesen und die Daten in Ihre Finanzsoftware oder ins E-Banking übertragen. 

    Nicht vergessen: Hardware prüfen

    Prüfen Sie, ob Ihre Lesegeräte, Scanning-Geräte sowie Drucker bereit sind für die Umstellung. Bei Fragen oder Problemen nehmen Sie Kontakt mit Ihren Hardwarepartnern auf.

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