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Unser Hauptziel war eine kundenfreundliche Lösung

Im Rahmen eines Pilotprojekts mit PostFinance implementierte der Softwareanbieter Proffix die neuen ISO-20022-Meldungsformate. Welches die wichtigsten Ziele, Erkenntnisse und Empfehlungen von Proffix sind, erläutert CEO Peter Herger im Gespräch.

Proffix-CEO Peter Herger war sich seit den ersten Diskussionen rund um die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs bewusst, wie bedeutend dieses Thema für die Softwarehersteller ist. «Die Änderungen betreffen den gesamten Informationsaustausch mit den Finanzinstituten. Begonnen bei der klassischen Überweisung von Zahlungen, über die Kontobewegungen, die in die Software eingelesen werden, bis zu den Zahlungseingängen und Lastschriftverfahren», erklärt er. «Und als Softwareanbieter spielen wir bei diesen Prozessen eine zentrale Rolle.»

Die implementierten ISO-20022-Formate

Deshalb zögerte er nicht lange, als ihm PostFinance die Teilnahme am Pilotprojekt zur Implementierung der neuen ISO-20022-Formate vorschlug. Dieses umfasste mehrere Stufen und beinhaltete die Implementierung der folgenden ISO-20022-Meldungsformate:

  • Bei den Überweisungen die beiden Formate pain.001 für Überweisungsaufträge und pain.002 für Fehler- und Statusberichte
  • Im Bereich der Avisierung und des Kontoauszugs die Meldungsformate camt.053 für Kontoauszüge und camt.054 für Belastungs- und Gutschriftsanzeigen
  • Im Bereich der Lastschriften das Format pain.008 (Debit Direct von PostFinance wird durch das neue Verfahren Swiss Direct Debit, abgekürzt CH-DD, abgelöst)

Das zentrale Ziel

Schritt für Schritt tastete sich Proffix an das Thema und die Umsetzung heran. Ein Ziel stand für Peter Herger dabei stets im Vordergrund: die Erfüllung der Bedürfnisse der Proffix-Kunden. «Wir wollen unseren Nutzern die Umstellung so einfach wie möglich machen. Da sie nicht auf diese Anpassungen gewartet haben, soll ihnen kein grosser Mehraufwand entstehen», erklärt er. Zu den Bestrebungen gehörte es zum Beispiel, ausserplanmässige Releases zu vermeiden. Dank einem äusserst strikten Projektmanagement schaffte es Proffix, sämtliche Änderungen, die mit den neuen ISO-20022-Formaten zusammenhängen, in die üblichen drei Releases einzubetten, die der Softwareanbieter seinen Kunden pro Jahr sowieso zur Verfügung stellt. «Seit März 2012 umfasste jeder Release solche ISO-20022-relevanten Anpassungen.»

Die nützlichsten Instrumente

Das Projekt zur Implementierung der neuen Meldungsformate erfolgte in enger Zusammenarbeit mit PostFinance und mithilfe verschiedener Instrumente des Finanzinstituts. «Schaut man sich das Regelwerk zu ISO 20022 an, erschlägt es einen fast. PostFinance stellte für die einzelnen Schritte sehr gute Dokumentationen zur Verfügung – mit einfach nachvollziehbaren Handbüchern, die uns bei der Umsetzung sehr geholfen haben», erklärt Peter Herger. Ein weiteres zentrales  Instrument sei die Testplattform von PostFinance. «Wir haben darüber sämtliche Migrationen auf den eigenen PostFinance-Konten auf Herz und Nieren getestet und durchgespielt, bis alles einwandfrei funktionierte», erklärt Herger. Dabei traten auch unerwartete Probleme auf. «So gingen zum Beispiel während des Testings plötzlich Bewegungen doppelt ein. Um dieses Problem zu lösen, passten wir unsere Software so an, dass sie nun doppelte Bewegungen erkennt.» Dank den ausgiebigen Testings hat Proffix die grösstmögliche Sicherheit, dass die implementierten Formate auch bei den Kunden einwandfrei funktionieren.

Die wichtigste Lesson Learned

Bei Proffix sind die Softwareanpassungen im Zusammenhang mit den neuen Meldungsformaten vorerst abgeschlossen. «Nicht aber das Projekt an sich», betont Herger. Nach der Implementierung brauche es viel Engagement, um bei den Nutzern die Bereitschaft zu fördern, mit den neuen Meldungsformaten zu arbeiten und die entsprechenden Versionen herunterzuladen. Dies sei die wichtigste Lesson Learned aus dem Projekt. In diversen Kundeninformationen erläutert Proffix nun seinen Benutzern, mit welcher Version sie welche Meldungsformate nutzen können und was sie dazu unternehmen müssen. «Auch hier war unser oberstes Ziel, es den Kunden so einfach wie möglich zu machen.» Bei den Zahlungsaufträgen zum Beispiel müsse der Kunde in den Einstellungen der Proffix-Kreditorenbuchhaltung einzig die Option «ISO-20022-XML-Format verwenden» aktivieren. Für den ESR-Abgleich und den Download der Kontobewegungen müsse softwareseitig gar nichts unternommen werden. Jedoch müsse der Kunde PostFinance darüber informieren, dass er neu ISO 20022 für diesen Datenaustausch nutzen möchte. Und Kunden, die mit DD-CH ISO 20022 arbeiten möchten, benötigten zusätzlich zur aktuellsten Proffix-Version einen entsprechenden Vertrag mit PostFinance.

Die Empfehlungen an andere Softwareanbieter

Und welche Empfehlungen gibt Peter Herger an alle Softwareanbieter ab, die die Implementierung der neuen Meldungsformate noch vor sich haben? Neben der Orientierung an den Kundenbedürfnissen ist ein etappenweises Vorgehen sinnvoll. Es ist ratsam, in einem Bereich Erfahrungen zu sammeln und erst dann den nächsten Schritt zu machen. «Und besonders wichtig sind auch ein striktes Projektmanagement und eine optimale Koordination», ergänzt er. Der Projekterfolg sei weiter von einer guten Kommunikation abhängig – extern, aber auch intern. Mit einer sorgfältigen Kommunikation habe man etwa dem Kundendienst die Angst nehmen können, dass mit den Umstellungen zusätzlicher Supportaufwand entstehe.

Das Fazit und die nächsten Schritte

Für Proffix ist das Implementierungsprojekt positiv verlaufen. Die Software ist parat für ISO 20022, das Fazit entsprechend positiv. «Dies auch dank der guten Zusammenarbeit mit PostFinance», zieht Herger Bilanz. Das Thema an sich sei aber noch lange nicht vom Tisch. Zum einen müssten nun die Kunden auf die neue Proffix-Versionen umsatteln. Zum andern folgten jetzt noch weitere Finanzinstitute. «Jede Bank, die wir anbinden, hat andere Merkmale. Damit haben wir so nicht gerechnet – und das Thema wird uns noch eine Zeit lang beschäftigen.»

Peter Herger ist CEO der Proffix Software AG

Die Proffix Software AG ist ein Schweizer Softwareunternehmen mit 17 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Firma mit Sitz im sankt-gallischen Wangs und einer Filiale in Wetzikon ZH bietet eine modular aufgebaute Businesssoftware für KMU an. Im Rahmen eines von PostFinance initiierten Pilotprojekts implementierte Proffix die neuen ISO-20022-Meldeformate.