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Erstellt am 12.11.2018

Mehr Raum für Kreativität: vom Excel zur smarten Lösung

Die Inhaber der Unterhaltungsagentur «Kreis3Production» feiern ihre neu gewonnene Freiheit: Dank PostFinance SmartBusiness bleibt ihnen mehr Zeit – zum Beispiel für den Künstler Stress.

Wir könnten keine Emotionen verkaufen, wenn wir diese nicht selbst spüren würden.
Niko Vettas, Inhaber und Geschäftsführer der Unterhaltungsagentur «Kreis3Production»

Bei SmartBusiness, einer speziell für Kleinunternehmen entwickelten Lösung für das Debitorenmanagement, hatte er es zum Beispiel gleich gespürt: «Die Onlineplattform mit ihren einfachen Funktionalitäten hat mich direkt überzeugt.»

Professionelles Debitorenmanagement statt Excel-Vorlagen

Der 38-Jährige wusste sofort, dass er mit der professionellen Debitorenbuchhaltung von PostFinance Zeit und Geld sparen würde. Denn bisher hatte er pro Woche etliche Stunden damit verbracht, seine Debitoren zu verwalten – mit selbst erstellten Excel-Vorlagen. «Plötzlich ist man mit so vielen administrativen Arbeiten betraut, dass das Kerngeschäft fast zu kurz kommt», weiss Vettas aus Erfahrung. Die Buchhaltung stellt die meisten KMU vor grosse Herausforderungen. Besonders, wenn ein Unternehmen so rasant gewachsen ist wie die Agentur von Niko Vettas und Geschäftspartner Christian Goulios, 40.

Optimierte Liquidität – die Basis für erfolgreiche KMU

«In den letzten fünf Jahren konnten wir unseren Umsatz verdoppeln», verdeutlicht Vettas die Entwicklung seiner Firma. Sie nennt sich kurz k3p und fand im hippen Zürcher Kreis 3 ihren Ursprung. Angefangen hatte alles Ende der 90er-Jahre: «Wir waren junge Studenten, hatten Spass an Partys. Also machten wir unser Hobby zum Beruf.» Dass sich ihre Eventagentur aber bald zu einer gefestigten Marketingagentur mausern würde, damit hätten sie nicht gerechnet. Heute arbeitet k3p neben Unternehmen auch mit Künstlern wie dem Rapper Stress zusammen. «Umso wichtiger, dass wir mit SmartBusiness jetzt eine starke Softwarelösung für ihre Debitorenbuchhaltung gefunden haben. Sie erleichtert uns das Debitorenmanagement und lässt mehr Raum für Kreativität», resümiert Vettas. Die Onlineplattform integriert nahtlos E-Rechnung, Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) und E-Payment aus dem E-Banking. Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen sowie Forderungen können damit erstellt, versendet und verwaltet werden. «Und sie schafft vor allem eines: Transparenz», betont Vettas. Dass er sowohl Kunden-, Produkt-, Offertendaten und offene Forderungen mit wenigen Klicks erreicht, spart ihm viel Zeit: «Ich sehe am Morgen auf den ersten Blick, wer bezahlt hat und wer nicht.» Dies trägt zur Optimierung der Liquidität von KMU bei. Denn ein effizientes Debitorenmanagement verringert die Abhängigkeit von Fremdgeld und minimiert Geschäftsrisiken. Damit behalten gerade kleine Unternehmen ihre gesamte Finanzbuchhaltung inklusive Mahnwesen im Griff.

Bessere Leistung dank integrierter Software

Doch die Informationen aus dem Debitorenmanagement sind nicht nur der Geschäftsführung zugänglich: Auch die Mitarbeitenden können ohne Mehrkosten mit einem Zugang ausgestattet werden. «So weiss jeder immer über alles Bescheid, und es braucht weniger Kommunikation», sagt Vettas. Bei Weitem nicht der einzige Spareffekt: «Der Preis ist mit knapp CHF 20.– monatlich unschlagbar – eine vergleichbare Software würde uns anderswo viel mehr kosten.» Auch Sicherheit und Flexibilität sind gewährleistet: Die Daten werden in der Schweiz gehostet. Ein wichtiger Faktor – gerade für Schweizer KMU. Und der Zugang kann von überall via Internet erfolgen, mit einer Zweifachautorisierung übers Handy. Die Agentur k3p hat sich für das Gesamtpaket entschieden, das neben dem Debitorenmanagement zusätzlich die Zeiterfassung für Mitarbeitende und eine Projektverwaltung beinhaltet. Für Vettas ein weiterer Vorteil: «Ansonsten bräuchten wir zwei Systeme.» Das habe zudem die Leistung gesteigert: Das Software verstärkt das projektbezogene Arbeiten, bei dem die zuständige Mitarbeiterin oder der zuständige Mitarbeiter sämtliche Arbeitsschritte für einen Kunden erledigt. 

Unkompliziert, leidenschaftlich, professionell

Die optimierte Liquidität ist aber nicht der einzige gute Grund für ein professionelles Debitorenmanagement: «Alles in allem sind wir nun noch näher beim Kunden als zuvor.» Genauso nahe wie PostFinance: «Unsere Kundenberaterin berät uns stets sehr kompetent. Innerhalb kürzester Zeit hatte ich das System verstanden», sagt Vettas, der als Dienstleister besonders Wert auf gute Beratung legt. Unkompliziert, leidenschaftlich und professionell soll diese sein – Eigenschaften, die der Geschäftsführer auch dem Rapper Stress zuschreibt. «Er ist für uns ein genauso sicherer Wert wie PostFinance.»

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