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Erstellt am 19.05.2021

Umstellung auf die QR-Rechnung: So läuft es in der Praxis

Das Unternehmen Morgenthaler Kaminfeger verschickt pro Jahr rund 10‘000 Rechnungen. Bereits seit Juni 2020 erhalten seine Kundinnen und Kunden keine Einzahlungsscheine mehr, sondern die QR-Rechnung. Wie mühelos diese Umstellung war, erzählt der Kaminfegermeister Roland Morgenthaler im Gespräch.

Der Unternehmer Roland Morgenthaler aus Münsingen geht mit dem Fortschritt: Nicht nur, was die Arbeiten an den wärmetechnischen Anlagen angeht, sondern auch, was die Administration betrifft. Im Juni 2020 hat das Unternehmen Morgenthaler Kaminfeger seinen Kundinnen und Kunden zum ersten Mal eine QR-Rechnung verschickt, die per 30. September 2022 den roten und orangen Einzahlungsschein endgültig ablösen wird. Dies ging sozusagen per Knopfdruck.

Wie lief die Umstellung vom Einzahlungsschein auf die QR-Rechnung?

Mühe- und reibungslos. Wir konnten in unserer Software Winfeger, einer Branchenlösung für Kaminfeger und Feuerungskontrolleure, einfach einen Haken setzen und ab dann wurden unsere Rechnungen als QR-Rechnung ausgedruckt.

Wann und in welchem Zusammenhang haben Sie zum ersten Mal von der QR-Rechnung gehört?

Das war bereits vor einigen Jahren, als die QR-Rechnung vom Finanzplatz Schweiz angekündigt wurde. Im Kernteam von Winfeger, in der ich als Anwender die Praxissicht einbringen darf, haben wir damals das Thema diskutiert. Winfeger entschied sich, die Funktion QR-Rechnung aufzubereiten und auf die Einführung hin bereitzustellen.

Im Juni 2020 konnten alle Nutzer, die das wollten, auf die QR-Rechnung umstellen. Wir haben dies sofort gemacht.

Warum haben Sie sich dazu entschieden, sofort auf die QR-Rechnung umzustellen?

Die QR-Rechnung erleichtert uns die administrative Arbeit. Wir nehmen zu jedem Kundentermin Rechnungen mit, die im Büro vorbereitet werden und auf denen bereits ein QR-Code aufgedruckt ist. Nach Abschluss der Arbeiten tragen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort ihre Aufwände via App beim entsprechenden Kundentermin ein und scannen anschliessend den QR-Code auf einer der mitgebrachten Rechnungen ab. Der QR-Code wird nun mit den hinterlegten Kundendaten automatisch «gefüttert», so dass die Rechnung dann gleich vor Ort dem Kunden übergeben werden kann. Früher mussten wir jeweils lange Nummern abtippen, was die Fehleranfälligkeit erhöhte. Mit der QR-Rechnung wird die Fehlerquelle gegen Null reduziert – und auch der Rechnungsversand per Post entfällt. So können wir auch in punkto Fakturierung äusserst effizient arbeiten.

Bringt die QR-Rechnung noch weitere Vorteile?

Früher musste ich öfter einmal Nachforschungen veranlassen und nachfragen, woher eine Zahlung kommt, wenn dem Kunden bei der Übertragung der Rechnungsangaben ein Fehler unterlaufen ist. Mit der QR-Rechnung hingegen kann ich Zahlungen selbst zuordnen, da die entsprechenden Informationen im QR-Code enthalten sind.

Am 30. September 2022 wird umgestellt

Die QR-Rechnung ist die Basis für einen effizienten, automatisierten Zahlungsverkehr – und für Unternehmen eine Chance, ihre Rechnungen einfacher zu verarbeiten und somit den administrativen Aufwand zu reduzieren. Da ab dem 1. Oktober 2022 keine roten und orangen Einzahlungsscheine mehr verarbeitet werden können, ist es jetzt höchste Zeit, mit der Planung für die Umstellung auf die QR-Rechnung zu beginnen.

Mehr erfahren über die Umstellung auf die QR-Rechnung

Haben Sie bei der Umstellung alle Rechnungen als QR-Rechnung verschickt oder parallel auch noch rote oder orange Einzahlungsscheine genutzt?

Bei uns ist seit Juni 2020 nur noch die QR-Rechnung im Einsatz.

Wie haben die Kundinnen und Kunden auf die neue QR-Rechnung von Morgenthaler Kaminfeger reagiert?

Bei einer persönlichen Übergabe der Rechnung vor Ort haben wir die Kundinnen und Kunden mündlich auf die neue Art der Rechnungsstellung aufmerksam gemacht. In diesen Fällen war alles klar. Ganz wenige Rückfragen gab es, wenn wir die Rechnungen bei Abwesenheit der Kunden in den Briefkasten gelegt hatten. Einige mussten sich zuerst daran gewöhnen, dass unsere Rechnungen nun anders aussehen.

Wie verarbeiten Sie QR-Rechnungen von Lieferanten?

Die Rechnungen bezahlen wir über die App im Onlinebanking und nutzen dazu die Scan-Funktion.

Mit der elektronischen Rechnung könnte der Prozess rund um die Debitoren nochmals vereinfacht und automatisiert werden. Planen Sie eBill einzuführen?

Da sind wir aktuell am Diskutieren.

Welche Bedeutung hat die Digitalisierung in Ihrem Geschäft?

Was die organisatorischen und administrativen Aufgaben betrifft, macht uns die Digitalisierung vieles leichter. Die Software, die wir nutzen, beinhaltet alle Komponenten, die wir für unser Geschäft benötigen – von der Zeiterfassung bis zur Lohnbuchhaltung, von der Terminkoordination bis zur Fakturierung. Via Software können wir stets auf alle notwendigen Informationen zugreifen: Geht ein Kundenanruf ein, bin ich innerhalb von 15 Sekunden im Bild darüber, welche Feuerungsaggregate in der entsprechenden Liegenschaft installiert sind, ob es offene Fristen gibt, ob die Rechnungen bezahlt sind usw. Auf diese Weise können wir unsere Kundinnen und Kunden optimal betreuen.

Was fasziniert Sie an Ihrem Beruf?

Dass er so abwechslungsreich ist. Wir kommen nicht nur mit ganz unterschiedlichen Kundinnen und Kunden in Kontakt, sondern treffen auch auf die unterschiedlichsten Anlagen – sei dies ein Cheminée im Wohnzimmer, eine Zentralheizung im Keller oder eine Grossfeuerung einer Fernwärmeheizzentrale oder in einem Industriegebäude. Aus diesem Grund freue ich mich besonders, dass ich wieder vermehrt selbst als Kaminfeger unterwegs bin. In den letzten Jahren war ich als Präsident des Bernischen Kaminfegermeister-Verbands oft anderweitig absorbiert.

Über Roland Morgenthaler

Roland Morgenthaler gründete seinen Betrieb Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster Morgenthaler Kaminfeger 1999 als damals jüngster Kaminfegermeister im Kanton Bern. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Münsingen und eine Zweigniederlassung in Zweisimmen.

Über die QR-Rechnung und ebill

Die QR-Rechnung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Rechnungen einfacher zu verarbeiten und somit den administrativen Aufwand zu reduzieren.

Mit eBill eröffnen Sie Ihren Kundinnen und Kunden die Möglichkeit, QR-Rechnungen komplett digital in Ihrem Onlinebanking zu empfangen, zu prüfen und zu bezahlen.

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