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Erstellt am 27.02.2019

Mit diesen fünf Personalkennzahlen sollten Sie rechnen

Welches sind die wichtigsten Personalkennzahlen für Kleinunternehmen? Urs Klingler, CEO von klingler consults und Autor des Nachschlagewerks «100 Personalkennzahlen», erläutert die Top Five.

Urs Klingler erklärt die wichtigsten Personalkennzahlen

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital. Sie spielen für den Erfolg jedes Unternehmens eine Schlüsselrolle. Bei zahlreichen Kleinunternehmen stellt der Personalaufwand denn auch einen der grössten Kostenblöcke dar. Umso wichtiger ist es, regelmässig zu messen, wie effizient und effektiv das Humankapital im Unternehmen eingesetzt wird. Erheben Sie dazu einige wichtige Personalkennzahlen und vergleichen Sie diese in bestimmten Zeitabständen (zum Beispiel einmal pro Jahr).

Die Kennzahlen verhelfen Ihnen als Inhaberin, als Inhaber eines Kleinunternehmens zu einem besseren Verständnis über die Zusammenhänge zwischen Personal(-kosten) und der Unternehmensleistung. Und dieses Verständnis können Sie sich zunutze machen, um Ihr Unternehmen zu steuern. Wenn Sie zum Beispiel erkennen, dass der Gewinn pro Mitarbeitenden stetig kleiner wird, können Sie Gegensteuer geben, indem Sie entweder die Kosten senken, die Marge erhöhen oder Leistungssteigerungen ermöglichen. Mit folgenden fünf Personalkennzahlen schaffen Sie eine gute Grundlage, um in Ihrem Kleinunternehmen Optimierungspotenzial aufzudecken:

Personalkennzahl 1: Gewinn pro Mitarbeitenden

Die Grafik zeigt die Formel, um den Gewinn pro Mitarbeiter auszurechnen. Dazu teilt man den Gewinn durch die Anzahl Mitarbeitende in Vollzeitäquivalenten.

Indem Sie den Gewinn ins Verhältnis zu den Anzahl Mitarbeitenden (Summe Vollzeitäquivalente) setzen, erhalten Sie den Gewinn pro Mitarbeitenden. Rechnen Sie dabei mit Vollzeitäquivalenten. Haben Sie zum Beispiel zwei Mitarbeitende, wovon einer 70% und der andere 30% arbeitet, entspricht deren Arbeitsleistung 1 Vollzeitäquivalent. Das Vollzeitäquivalent (Abkürzung: VZÄ bzw. FTE = Full Time Equivalent) gibt an, wie viele Vollzeitstellen sich rechnerisch bei einer gemischten Personalbelegung mit Teilzeitbeschäftigten ergeben. 

Gut zu wissen

Wenn Sie feststellen, dass sich der Gewinn pro Mitarbeitenden immer mehr verkleinert, sind Massnahmen zur Kostensenkung (z.B. Senkung der Produktions- oder Mitarbeiterkosten) oder Gewinnsteigerung (z.B. durch höhere Margen oder Leistungssteigerungen) angezeigt.   

Personalkennzahl 2: Durchschnittlicher Personalaufwand

Die Grafik zeigt die Formel, um den durchschnittlichen Personalaufwand auszurechnen. Dazu teilt man den das Total der Personalkosten durch die Anzahl Mitarbeitende in Vollzeitäquivalenten.

Der durchschnittliche Personalaufwand setzt die Gesamtpersonalkosten ins Verhältnis zu den Anzahl Mitarbeitenden. Rechnen Sie dabei mit Vollzeitäquivalenten (siehe Kennzahl Gewinn pro Mitarbeitenden). Die Personalkosten enthalten neben dem Gehalt auch sonstige Zuwendungen wie Boni, Lohnnebenkosten sowie die Sozialabgaben des Arbeitgebers. 

Gut zu wissen

  • Besonders interessant ist diese Kennzahl im Branchenvergleich. Der durchschnittliche Personalaufwand lässt Rückschlüsse ziehen, wie Ihre Mitarbeitenden im Vergleich zu Ihren Wettbewerbern entlohnt werden und kann somit als Grundlage für personalpolitische Entscheidungen dienen.
  • Steigen die Personalkosten bei gleichbleibendem Gewinn, ist dies ein Warnsignal. Steigen etwa bei einem Jahresgewinn von CHF 100’000.– die durchschnittlichen Lohnkosten um CHF 30’000.– pro Jahr, ist der Gewinn nach drei Jahren «aufgefressen».  

Personalkennzahl 3: Umsatz pro Mitarbeitenden

Die Grafik zeigt die Formel, um den Umsatz pro Mitarbeitenden auszurechnen. Dazu teilt man den Umsatz durch die Anzahl Mitarbeitende in Vollzeitäquivalenten.

Indem der Umsatz durch die Anzahl Mitarbeitende geteilt wird, erhalten Sie mit der Kennzahl Umsatz pro Mitarbeitenden Informationen zur Effizienz und zu den Kosten. Rechnen Sie dabei mit Vollzeitäquivalenten (siehe Kennzahl Gewinn pro Mitarbeitenden). 

Gut zu wissen

  • Aus dem Umsatz pro Mitarbeitenden lassen sich Rückschlüsse auf die Produktivität des Unternehmens ziehen – insbesondere, wenn sich als Vergleichsgrösse der  Branchendurchschnitt heranziehen lässt.
  • Ein steigender Umsatz pro Mitarbeitenden lässt einen steigenden Gewinn annehmen.
  • Berücksichtigen Sie bei der Betrachtung dieser Kennzahl auch die möglichen Gründe der Veränderungen über die Zeit. So kann der Umsatz pro Mitarbeitenden zum Beispiel auch ansteigen, weil das Unternehmen Kosten spart. 

Personalkennzahl 4: Fluktuationsrate

Die Grafik zeigt die Formel, um die Fluktuationsrate auszurechnen. Dazu teilt man die Abgänge pro Jahr durch die Anzahl Mitarbeitende in Vollzeitäquivalenten.

Die Fluktuationsrate zeigt die Zahl der freiwilligen und unfreiwilligen Abgänge im Verhältnis zur Anzahl Mitarbeitende. Rechnen Sie dabei mit Vollzeitäquivalenten (siehe Kennzahl Gewinn pro Mitarbeitenden). 

Gut zu wissen

Eine hohe Fluktuationsrate bedeutet in der Regel einen hohen Mehraufwand und zusätzliche Kosten für das Unternehmen. Beachten Sie, dass diese Kennzahl immer auch konjunkturabhängig ist. 

Personalkennzahl 5: Altersstruktur

Die Grafik zeigt die Formel, um die Altersstruktur auszurechnen. Dazu teilt man die Anzahl Mitarbeitende nach Alter pro Jahr durch die Anzahl Mitarbeitende.

Die Altersstruktur misst den altersmässigen Aufbau der Belegschaft in Prozent. Rechnen Sie dabei mit Vollzeitäquivalenten (siehe Kennzahl Gewinn pro Mitarbeitenden). 

Gut zu wissen

Bei dieser Kennzahl gibt es kein richtig oder falsch. Jedoch kann die Altersstruktur Hinweise zum künftigen Rekrutierungsbedarf liefern, etwa im Falle einer Überalterung. Darüber hinaus zeigen die Ergebnisse natürlich auch auf, ob gewisse Altersklassen unterrepräsentiert sind.

Zusätzlich zur Erhebung und zur Analyse dieser fünf wichtigsten Personalkennzahlen ist es empfehlenswert, im persönlichen Gespräch auch weiche Faktoren regelmässig abzufragen, wie das Commitment des Mitarbeitenden zum Unternehmen, die Arbeitszufriedenheit, das Wohlbefinden des Mitarbeiters im Unternehmen und die Attraktivität als Arbeitgeber. Beachten Sie dabei, dass das Feedback Ihrer Mitarbeitenden nur ehrlich sein kann, wenn eine Vertrauensbasis besteht und sie keine Angst haben müssen, sich auch einmal kritisch zu äussern. Nutzen Sie auch diese Ergebnisse, um daraus Verbesserungen abzuleiten. Denn – gleich wie im Sport – müssen auch die weichen Faktoren stimmen, um gemeinsam mit dem Team Top-Leistungen abrufen zu können.   

Über Urs Klingler

Urs Klingler ist seit 2010 CEO und Managing Partner von klingler consultants, einem Beratungsunternehmen in Zürich, das auf alle Themen des Compensation- und Performance-Managements spezialisiert ist. Nach Abschluss seines Studiums an der Universität Bern, einem Master in HR und diversen Weiterbildungen war er in verschiedenen strategischen, konzeptionellen und operativen Personalfunktionen tätig und führte ein Beratungsunternehmen als CEO. Seit 2001 doziert er an verschiedenen Bildungsinstitutionen zu HR-Themen und ist seit 2011 Leiter des Studiengangs Kompensation & Benefits Management an der Hochschule für Wirtschaft Zürich. Zudem ist Urs Klingler Autor der Publikation «100 Personalkennzahlen», das im Cometis-Verlag erschienen ist, und Autor zahlreicher Fachartikel. 

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