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Erstellt am 20.08.2019

Vereinsverwaltung: Bei welchen Aufgaben kann eine Vereinssoftware Unterstützung bieten?

Vom Erfassen der Mitglieder über die Organisation der Versammlungen bis hin zur Vereinsbuchhaltung: Einen Verein zu führen bedeutet einen grossen administrativen Aufwand. Wir zeigen, bei welchen Aufgaben der Vereinsverwaltung eine Software effiziente Hilfe leisten kann.

Wer noch nie in einem Vereinsvorstand mitgewirkt hat, hat kaum eine Ahnung, wie viel Herzblut und Arbeit hinter der Verwaltung eines Vereins steckt. Ganz gleich, ob jemand Vereinspräsident, Kassier oder Geschäftsführer des Vereins ist: Es fallen im Rahmen der Vereinsverwaltung viele zeitraubende und auch komplexe Arbeiten an. Zum einen ist der Vorstand Ansprechpartner für die Mitglieder und vertritt den Verein gegen aussen. Zum anderen müssen viele administrative Jobs erledigt werden. Dazu gehört – nur zum Beispiel – das Einziehen von Mitgliederbeiträgen, das Erfassen von neuen Adressen, die Vereinsbuchhaltung oder der Versand von Einladungen. 

Welche Aufgaben fallen in Ihrem Verein an?

Doch was kann man tun, um in der Vereinsverwaltung Zeit und Nerven zu sparen? Um diese Frage zu beantworten, hilft es, die administrativen Aufgaben festzuhalten. Eine nicht abschliessende Liste von Aufgaben in der Vereinsverwaltung bietet die folgende Übersicht:

Administrative Aufgaben

Verwaltung von Mitgliedern
Mitglieder und weitere Kontakte wie Sponsoren und Lieferanten erfassen und verwalten (inklusive Angabe von Gruppen/Mannschaften, Funktionen und weiteren Informationen)
Terminkoordination
Termine und Veranstaltungen planen und koordinieren (inklusive Versand von Termineinladungen oder Veröffentlichung ausgewählter Termine auf der Website)
Einziehen von Mitgliederbeiträgen/ Fakturierung
  • (Massen-)Rechnungen erstellen
  • Zahlungseingänge erfassen/importieren
Buchhaltung
  • Buchung der Rechnungen und Zahlungseingänge in der Finanzbuchhaltung
  • Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben
Debitorenkontrolle
  • Abgleich offener Rechnungen
  • Zahlungserinnerungen versenden
Zahlungsverkehr
Zahlungen via E-Finance auslösen/entgegennehmen
Website
Erstellung und Bewirtschaftung einer Vereinswebsite 
Bewirtschaftung von Dienstleistungsartikeln
Verwaltung und Verkauf von Fanartikeln usw. 
Ablage von Vereinsdokumenten
Ablage von Vereinsdokumenten
Vereinskorrespondenz 
E-Mail und Briefversand und Ablage der Korrespondenz

Mit einer selbsterklärenden Vereinssoftware effizienter arbeiten

Sicherlich haben Sie sich auch schon Gedanken über den Einsatz einer Vereinssoftware gemacht, die bei diesen Aufgaben effiziente Unterstützung leistet. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass die Software den aktuellen Bedürfnissen Ihres Vereins entspricht. Diesbezüglich spielt insbesondere die Einfachheit der Software eine grosse Rolle. Eine Vereinssoftware sollte möglichst selbsterklärend sein, damit sich die Nutzerinnen und Nutzer im Verein ohne Einlesen oder Kursbesuch rasch zurechtfinden und die Software auch gerne nutzen. Weiter ist wichtig, dass die Software in der Zukunft mitwachsen kann. Überlegen Sie sich zum Beispiel, für wie viele Mitglieder die Software heute und in Zukunft eingesetzt werden soll oder wie viele Nutzer gleichzeitig mit der Software arbeiten sollen. 

Softwarelösungen zu vorteilhaften Konditionen

Als Kunde von PostFinance profitieren Sie von attraktiven Sonderkonditionen auf drei Softwarelösungen, die speziell auf Vereine zugeschnitten sind:  Sie heissen ClubDesk, ClubLight oder ClubMaker. Sie alle enthalten als Standard mindestens die Funktionen Fakturierung, automatische Debitorenkontrolle sowie die Verwaltung von Mitgliedern und Partnern.

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