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Lookup-Funktion: So profitieren Rechnungsempfänger und Rechnungssteller

Ab Mai 2021 bringt die neue Lookup-Funktion Rechnungsempfänger und Rechnungssteller dank einem automatisierten Prozess einfacher zusammen: Der Rechnungsempfänger muss mögliche Rechnungssteller nicht mehr im E-Banking manuell und einzeln suchen, sondern kann sie automatisch hinzufügen lassen. Und der Rechnungssteller kann Anmeldungen selbst anstossen. Auf diese Weise wird die Verbindung zwischen Rechnungsempfänger und Rechnungssteller optimiert – und eBill zur zentralen Plattform, auf der der Rechnungsempfänger alle seine Rechnungen empfangen kann.

Lookup für Rechnungsempfänger: Automatisch eBill-Rechnungen erhalten

Der Rechnungsempfänger hat mit der Lookup-Funktion die Möglichkeit, auf der eBill-Plattform die Option «Automatisch hinzufügen» zu aktivieren. Damit signalisiert er allen Rechnungsstellern, dass er Rechnungen via eBill empfangen möchte, wobei es auch möglich ist, einzelne Rechnungssteller von dieser Option auszuschliessen. Ab der Aktivierung der Option können die Rechnungssteller ihre Rechnungen mit eBill senden. Übrigens: Damit der Rechnungsempfänger den Überblick behält, ist die jeweils erste eBill-Rechnung eines Rechnungsstellers farblich markiert. Die Lookup-Funktion wird dazu beitragen, dass der Rechnungsempfänger immer mehr Rechnungen via eBill erhält – und eBill so zur zentralen Plattform zum Abwickeln von Rechnungen wird. 

Lookup für Rechnungssteller: eBill bei Rechnungsempfängern anstossen und prüfen

Der Rechnungssteller kann die Lookup Funktion einerseits dazu nutzen, die Anmeldung für eBill selbst anzustossen und andererseits, um die Vollständigkeit noch laufender Anmeldungen zu prüfen. Als Voraussetzung für eine positive Rückmeldung im Lookup müssen eBill-Kunden (Rechnungsempfänger) eine explizite Zustellberechtigung für den Rechnungssteller angelegt oder die Option «Automatisch hinzufügen» im eBill-Portal aktiviert haben. Und so funktionierts: Der Rechnungssteller sucht den Zahler über eine E-Mail-Adresse falls es sich um Privatkunden handelt oder bei «eBill for Business» über die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID), die zum Beispiel in seiner Kundendatenbank gespeichert ist. Ergibt sich eine Übereinstimmung, erhält der Rechnungssteller die Meldung, dass er in Zukunft eBill-Rechnungen senden und dass der Empfänger auf eBill umgestellt werden kann, wenn die Rechnungsstellung zuvor zum Beispiel via Papierrechnung erfolgte.

Ob ein Rechnungsempfänger seinen Rechnungen mit eBill erhalten will, kann der Rechnungssteller über das eInvoicing-Portal manuell oder automatisiert über einen WebService abfragen, indem er die E-Mailadresse oder die UID eingibt.

Haben Sie noch Fragen dazu? Wenden Sie sich bitte an Ihren Berater, der Ihnen gerne Auskünfte geben wird.